[sioux]

Ik zou zowiezo geen Access gebruiken. Dat is niet handig voor jouw wens. Een goed archief is altijd lastig. Hoe deze in te richten verschilt per omgeving. Ik zal je vertellen hoe ik hiermee omga, daar ik freelancer ben en met dezelfde vraag heb geworsteld.

Mijn archief bestaat voornamelijk uit documenten, presentaties, excel sheets, afbeelding, ingescand materiaal en andere vormen van bestanden. Ik heb een eenvoudige doch duidelijke mappenstructuur opgezet op mijn harde schijf. Hierin alle documenten netjes onder verdeeld. Vervolgens de hele boel natuurlijk bijgehouden en af en toe bijwerken. Dit vergt een stukje discipline, zeker in drukke tijden. Doe je het niet, krijg je achteraf zeker spijt.

Je kunt de hele handel doorzoekbaar maken met een goede desktop search tool. Vista bevat er standaard eentje, maar die van Google is ideaal. Je zult alles terug vinden wat je zoekt. Deze toepassing zorgt dus voor een goed doorzoekbaar archief.

Waar je wel goed over na moet denken is hoe je een backup wilt doen. Wat gebeurt er als je pc nu crashed? Denk dan niet alleen aan je archief met documenten en bestanden, maar ook aan je mail, taken, contactpersonen en agenda! Ik gebruik daarvoor nu MobileMe van Apple. Dat gaat zover, dat je zelfs een soort van Online harde schijf hebt. Daardoor heb ik geen zorgen meer als mijn pc crashed en vanaf andere computers heb ik via internet eenvoudig toegang.

Er zijn natuurlijk ook veel andere betaalbare oplossingen voor backup. Vrijwel iedere internet provider heeft tegenwoordig online backup oplossingen en ook bij grotere partijen als KPN kun je voor een paar euro per maand de hele handel backupen. Maar goed, ook hiervoor is weer wat discipline vereist. Je kunt altijd ook een externe hardeschijf hiervoor gebruiken. Denk dan wel na wat er gebeurt als deze stuk zou gaan of er brand uit breekt in je huis / kantoor.

Genoeg stof om over na te denken. Vragen? Stel ze gerust.