Factuur per mail

[Isabelle]

Hoi allen,

Ik kreeg pas geleden een factuur over de mail voor het opmaken van een advertentie. Toevallig kostte het me wat moeite om de factuur netjes op 1 A4 geprint te krijgen. Je moet zo'n factuur ten slotte aan je boekhouder geven. Ik was dus eigenlijk niet zo blij met die electronische factuur. Naar mijn idee leg je dan extra 'administratieve last' bij je klant. Bovendien hebben mailtjes bij mij soms wat minder aandacht dan een brief.
Wie stuurt er facturen over de mail?

Isabelle

[René]

Ik denk er net zo over. Facturen per e-mail hebben voor de ontvanger geen voordelen, slechts voor de verzender. Met buitenlandse partijen, webdiensten e.d. ontkom je soms niet aan digitale facturen, maar van Nederlandse dienstverleners wil ik toch echt graag papieren facturen ontvangen.

Strikt genomen moet je aan strenge voorwaarden voldoen om elektronisch te mogen factureren. In de praktijk kun je je afvragen wat het verschil is tussen een verzender die op "Print" klikt en een ontvanger die dat doet.

[JP (één)]

Ik werk ook met fysieke facturen. En ik wil ze bij voorkeur ook ontvangen.

Het kan voor de ontvanger echter prima zijn als er met digi-facturen wordt gewerkt. Dat geldt bijvoorbeeld voor de B2C-markt. Op die markt scheelt het Nuon, Essent en KPN grote bedragen, en dat heeft ook voor de klant voordelen (minder papieren post en mogelijk lagere kosten).

Was de ontvangen digi-factuur niet eenvoudig als PDF op 1 A4 te printen?

[Jaap]

Tja, ik verstuur vanaf de start van mijn bedrijf (jan 2005) alleen digitale facturen. Strikt genomen moet de klant toestemming geven. Maar ik heb nog nooit een klant er over horen klagen. Als de klant het niet zou willen zou ik hem alsnog de factuur per post sturen.

Het klopt dat je een extra actie van de klant vraagt: deze moet het zelf gaan uitprinten voor zijn administratie. Maar ook daar heb ik nog nooit een klacht over gehoord. Ik werk vrijwel alleen in de B2B-markt en ik denk dat het juist voor die markt zeer geschikt is, omdat iedereen op zijn werkplek wel de gelegenheid heeft om het uit te printen.

Facturen maak ik met OpenOffice (een soort MS Office maar dan gratis), waarmee ik direct een PDF van mijn factuur kan genereren. Het is ook altijd één A4.

Voor mij werkt het bijzonder efficiënt, omdat het versturen van een factuur mij weinig tijd kost. Ook de kosten van verzending bespaar ik. Ik heb bijvoorbeeld geen briefpapier en geen speciale enveloppen met logo. Bij de start vond ik dat zonde van het geld en tot nu toe heb ik het nog nooit nodig gehad. Eerlijk gezegd raad ik het iedereen aan.

[JP (één)]

"Ieder nadeel heb zijn voordeel?"

Een van de voordelen van het duurdere fysiek factureren is toch wel dat het een hele kick om wel je eigen briefpapier en enveloppen te zien.
En het doet wat (misschien maar marginaal) met je naamsbekendheid. Het rondzwervende drukwerk wordt gezien en blijft zo toch bij een aantal mensen hangen.

[AngTalunin]

Ik geef de voorkeur aan het ontvangen van digitale facturen. Mijn boekhouder bevind zich niet in Nederland, waardoor ik hem alles digitiaal moet sturen.

Facturen die ik niet digitaal ontvang kosten mij extra werk omdat ik deze moet scannen.

Voordeel van het digitaal hebben van alle facturen is dat hier eenvoudig backups van te maken zijn, zodat ik mijn administratie nooit zal kwijtraken.

Ik verstuur zelf ook vrij veel facturen en ongeveer 5% van mijn zakelijk klanten heeft aangegeven de voorkeur te geven aan een factuur per post. Mijn klantenkring bestaat voornamelijk uit IT-bedrijven en particulieren, dat kan wellicht het lage percentage verklaren...