Hantering spoedtarief in Voorwaarden

[Nouks]

Hallo,

Naar aanleiding van een recente klus overweeg ik een spoedtarief te gaan hanteren en in mijn algemene voorwaarden te gaan vastleggen wanneer ik dit spoedtarief zal toepassen.

Even kort de situatie:
Offerte opgesteld voor een klant (geldigheid: 3 weken). Niks meer op gehoord tot ik na 3,5 week akkoord kreeg op de offerte. Hoewel hier natuurlijk in dit geval een mogelijkheid zat nog wat met het tarief te doen, ben ik ook niet de moeilijkste en vond ik 't al lang prima. Geen hele omvangrijke klus, maar was zelf wel druk met nog wat andere opdrachten.

Geïnformeerd naar de deadline: opdracht moest binnen anderhalf tot twee weken afgerond zijn. Oh, en of ik ook nog even wat extra dingetjes wilde doen, kon ik uiteraard tegen hetzelfde tarief in rekening brengen. Weer een uur of 8 erbij (oorspronkelijke offerte: uur of 14, 15).

Achteraf baal ik er een beetje van dat ik niet iets van een spoedtarief van stal heb kunnen halen. 3,5 weken wachten met het reageren op een offerte, en vervolgens de opdracht bij voorkeur binnen anderhalve week moeten afronden, was volgens mij niet helemaal nodig geweest.

Echter: hoe leg je zoiets vast? Wanneer is iets een spoedklus, wanneer niet? Kun je het maken om na akkoord op offerte alsnog een spoedtarief van stal te halen als blijkt dat de deadline heel wat dichterbij ligt dan de opdrachtgever heeft doen vermoeden? Iemand die hier zijn of haar gedachten eens over wil laten gaan?

(En daarnaast: wat is redelijk, 25% bovenop uurtarief? 50% misschien zelfs?)

[Adine Versluis]

Oorspronkelijk geplaatst door Nouks

Hallo,

Naar aanleiding van een recente klus overweeg ik een spoedtarief te gaan hanteren en in mijn algemene voorwaarden te gaan vastleggen wanneer ik dit spoedtarief zal toepassen.

Even kort de situatie:
Offerte opgesteld voor een klant (geldigheid: 3 weken). Niks meer op gehoord tot ik na 3,5 week akkoord kreeg op de offerte. Hoewel hier natuurlijk in dit geval een mogelijkheid zat nog wat met het tarief te doen, ben ik ook niet de moeilijkste en vond ik 't al lang prima. Geen hele omvangrijke klus, maar was zelf wel druk met nog wat andere opdrachten.

Geïnformeerd naar de deadline: opdracht moest binnen anderhalf tot twee weken afgerond zijn. Oh, en of ik ook nog even wat extra dingetjes wilde doen, kon ik uiteraard tegen hetzelfde tarief in rekening brengen. Weer een uur of 8 erbij (oorspronkelijke offerte: uur of 14, 15).

Achteraf baal ik er een beetje van dat ik niet iets van een spoedtarief van stal heb kunnen halen. 3,5 weken wachten met het reageren op een offerte, en vervolgens de opdracht bij voorkeur binnen anderhalve week moeten afronden, was volgens mij niet helemaal nodig geweest.

Echter: hoe leg je zoiets vast? Wanneer is iets een spoedklus, wanneer niet? Kun je het maken om na akkoord op offerte alsnog een spoedtarief van stal te halen als blijkt dat de deadline heel wat dichterbij ligt dan de opdrachtgever heeft doen vermoeden? Iemand die hier zijn of haar gedachten eens over wil laten gaan?

(En daarnaast: wat is redelijk, 25% bovenop uurtarief? 50% misschien zelfs?)

Ik heb in mijn AV opgenomen dat een spoedtarief van toepassing kan zijn. Bijvoorbeeld wanneer andere klussen opzij geschoven moeten worden om de deadline te halen, of wanneer er in het weekend doorgewerkt moet worden. Als het nodig is, dan kan ik dat tarief van stal halen, maar dat moet je een klant natuurlijk wel van tevoren laten weten. En dan niet alleen in je voorwaarden, maar ook in het offertetraject.

Na akkoord kun je daar - vind ik - niet meer mee aankomen. Ik ga altijd uit van het 'Wat gij niet wilt dat u geschiedt..'-principe en als ik eerder niets over een spoedtarief heb gehoord, zou ik niet echt blij zijn als ik dat ineens na de acceptatie van de offerte wél voorgeschoteld zou krijgen.

[Nouks]

Dank voor de reacties!

Oorspronkelijk geplaatst door Adine Versluis

Ik heb in mijn AV opgenomen dat een spoedtarief van toepassing kan zijn. Bijvoorbeeld wanneer andere klussen opzij geschoven moeten worden om de deadline te halen, of wanneer er in het weekend doorgewerkt moet worden. Als het nodig is, dan kan ik dat tarief van stal halen, maar dat moet je een klant natuurlijk wel van tevoren laten weten. En dan niet alleen in je voorwaarden, maar ook in het offertetraject.

Na akkoord kun je daar - vind ik - niet meer mee aankomen. Ik ga altijd uit van het 'Wat gij niet wilt dat u geschiedt..'-principe en als ik eerder niets over een spoedtarief heb gehoord, zou ik niet echt blij zijn als ik dat ineens na de acceptatie van de offerte wél voorgeschoteld zou krijgen.

Rood: Vanzelfsprekend. Ik ben sowieso nogal van de heldere afspraken en nauwkeurige verslaglegging.

Na akkoord: nee natuurlijk niet, niet na wederzijds akkoord. In bovenstaand voorbeeld is 't ook absoluut niet van toepassing; ik heb afgelopen vrijdag de laatste materialen aangeleverd en deze week zal ik een factuur versturen naar standaard uurtarief. Het gaat me er puur om een spoedtarief te implementeren in m'n werkwijze en algemene voorwaarden zodat ik er indien noodzakelijk gebruik van kan maken.

Speciale weekend- of avondtarieven zal ik niet gaan hanteren; het prettige van mijn werk als freelancer vind ik dat ik mijn tijd grotendeels zelf kan indelen en zodoende ook de vrijheid kan nemen werkzaamheden 's avonds of in het weekend uit te voeren. Ook als ik gevraagd word op een vaststaande datum vaststaande werkzaamheden uit te voeren heb ik er geen enkel probleem mee als dit in het weekend is.

Ik heb 't net ook even aan m'n huisgenote voorgelegd en waarschijnlijk wordt 't zo'n soort constructie:

- Indien voorafgaand aan offerte duidelijk is dat andere werkzaamheden plaats moeten maken om de deadline te kunnen halen, kan besloten worden een spoedtarief te hanteren/offreren
- Indien de opdrachtgever buiten de geldigheidsduur van de offerte (= 3 weken) besluit alsnog akkoord te gaan met de offerte, kan besloten worden binnen alle redelijkheid een spoedtarief te hanteren

Verder zaten we net (tijdens 't eten) eens te denken dat het wellicht handig zou kunnen zijn je in je algemene voorwaarden te beroepen op een hoger spoedtarief dan je gebruikelijk zou hanteren om zodoende ruimte te houden voor onderhandeling en "korting" aan de opdrachtgever. Lees: in het geval zoals omschreven in de openingspost zou ik kunnen zeggen "nu zal ik wel genoodzaakt zijn om het spoedtarief te rekenen, normaal gesproken is dat zoals je in m'n AV kunt lezen 200% van het standaard uurtarief, maar vooruit dan maar, ik zal je tegemoetkomen en 150% in rekening brengen"... Thoughts?

Groet, Anouk

[Roel Jongman]

Algemene voorwaarden worden over het algemeen niet of zeer slecht gelezen. Persoonlijk denk ik dat je geen enkel gevoel van "tegemoetkoming" zal bereiken bij opdrachtgevers als jij zegt dat je 150% zal rekenen in plaats van 200% zoals opgenomen in AV.

Je kunt in je offerte een kopje doorlooptijd of projectplanning opnemen zodat de opdracht word gepland om gereed te zijn binnen x dagen of weken na accepteren van de offerte. Voordeel voor de klant is dat hij zelf kan zien dat als hij over 4 weken een deadline heeft jou offerte voor een bepaalde datum moet accepteren omdat jij aangeeft hoeveel doorlooptijd je nodig hebt. Je moet wel voorzichtig zijn met harde tijdlijnen want die kunnen ook afschrikken als je met anderen concureert.
Maar je kunt ook prima opnemen dat onder normale omstandigheden de doorlooptijd 2 weken is en dat er in overleg een kortere termijn bespreekbaar is maar dat dit tot extra kosten kan leiden voor het met spoed afhandelen van een opdracht.

Ik zou ook in overweging nemen om een offerte niet 3 weken maar slechts 8 of 14 dagen geldig te laten zijn als je al weet dat de klant een redelijk snelle deadline heeft zoals in dit geval. Dat geeft de klant ook meer een gevoel van tijdsdruk om te beslissen, er zijn namelijk nog steeds veel klanten die denken dat jij 3 weken zit te wachten tot zij bellen en zeker bij kortere opdrachten dan het gevoel hebben nog even af te wachten. Door de offertetermijn heb je dan ook zelf sneller duidelijkheid en de klant snapt ook dat ie snel moet handelen.

[Sofie]

Hoi,

Ik zet in mijn offerte altijd een kopje "Offerte geldig tot". Op die manier kun je voorkomen dat je opeens dag en nacht moet werken omdat de klant pas na 3 weken iets van zich laat horen. Je kunt ook op de offerte iets schrijven als: "opdracht kan opgeleverd worden tegen datum X indien ik over alle broninformatie beschik uiterlijk datum X."

Als de klant jou om je tarieven vraagt, zou ik ook jouw spoedtarief vermelden ook al is het niet van toepassing voor die opdracht. Dan is hij toch al op de hoogte en kun je er bij andere opdrachten naar verwijzen.

Succes!

[ramon fincken]

Hmm even samenvatten is het niet slim om een percentage te vemelden in je AV. Wellicht handig is vermelden dat je voor spoed en avonduren een toeslag kan vragen.

Dit overleg je uiteraard VOORAF met je klant en dan zit je helemaal safe !

[Nouks]

Oorspronkelijk geplaatst door Roel Jongman

Algemene voorwaarden worden over het algemeen niet of zeer slecht gelezen.

Belangrijkste punten uit m'n AV breng ik altijd in de offerte nog even onder de aandacht, dus dat zou ik met een opmerking over spoedtarief ook zeker doen.

Persoonlijk denk ik dat je geen enkel gevoel van "tegemoetkoming" zal bereiken bij opdrachtgevers als jij zegt dat je 150% zal rekenen in plaats van 200% zoals opgenomen in AV.

Mag ik vragen waarom je dat denkt?

Je kunt in je offerte een kopje doorlooptijd of projectplanning opnemen zodat de opdracht word gepland om gereed te zijn binnen x dagen of weken na accepteren van de offerte. Voordeel voor de klant is dat hij zelf kan zien dat als hij over 4 weken een deadline heeft jou offerte voor een bepaalde datum moet accepteren omdat jij aangeeft hoeveel doorlooptijd je nodig hebt.

Hmmm op zich een goeie, ware 't alleen niet dat die doorlooptijd grotendeels ook afhankelijk is van andere klussen. Als de offerte uit mijn eerste post na één of twee weken akkoord was bevonden had ik er op dat moment de tijd voor gehad de klus binnen een week voor ze af te ronden, echter werd de offerte dus pas na 3,5 week geaccepteerd, net op een moment dat ik bovendien erg druk was met twee andere (grotere) klussen en een festival dat gefotografeerd moest worden (trek daar maar 5 hele dagen voor uit inclusief afwerken van de foto's). Lees: doorlooptijd grotendeels afhankelijk van de rest van m'n planning en die is iedere week anders.

Je moet wel voorzichtig zijn met harde tijdlijnen want die kunnen ook afschrikken als je met anderen concureert.

Gelukkig nauwelijks aan de orde. Meestal gaat 't ook in overleg met de klant; wanneer wil hij het af hebben en hoe past dat in m'n eigen planning.

Maar je kunt ook prima opnemen dat onder normale omstandigheden de doorlooptijd 2 weken is en dat er in overleg een kortere termijn bespreekbaar is maar dat dit tot extra kosten kan leiden voor het met spoed afhandelen van een opdracht.

Opnieuw een bezwaar: klussen variëren nogal in aantal uren die er in gaan zitten. Dit was een kleintje (14/15 uur) en werd een middelmatig klusje (22/23 uur), echter heb ik ook projecten waarmee ik 3 maand zoet ben (maar minder uren per week) of projecten waar ik gewoon een maand meer dan full-time op aan het werk ben. Er is niet echt een gemiddelde/normale omstandigheid.

Ik zou ook in overweging nemen om een offerte niet 3 weken maar slechts 8 of 14 dagen geldig te laten zijn als je al weet dat de klant een redelijk snelle deadline heeft zoals in dit geval.

Op zich een goeie. Echter begon dit als klein klusje dat toch geen haast had dus "och stuur deze week maar ergens effe een offerte" met een deadline die op het moment van offreren nog 5,5 week weg was... Lees: tijd zat, mits de klant idd op tijd een akkoord doet.

Oorspronkelijk geplaatst door Sofie

Hoi,

Ik zet in mijn offerte altijd een kopje "Offerte geldig tot". Op die manier kun je voorkomen dat je opeens dag en nacht moet werken omdat de klant pas na 3 weken iets van zich laat horen. Je kunt ook op de offerte iets schrijven als: "opdracht kan opgeleverd worden tegen datum X indien ik over alle broninformatie beschik uiterlijk datum X."

Geldigheidsduur vermelden op de offerte is zelfs wettelijk verplicht, dat doe ik dus vanzelfsprekend ook. Over de broninformatie beschikte ik bovendien vóór het opstellen van de offerte al, het gaat hier puur om het "buiten de geldigheidsduur van de offerte reageren en vervolgens idiote deadlines stellen".

Als de klant jou om je tarieven vraagt, zou ik ook jouw spoedtarief vermelden ook al is het niet van toepassing voor die opdracht. Dan is hij toch al op de hoogte en kun je er bij andere opdrachten naar verwijzen.

Vanzelfsprekend.

Oorspronkelijk geplaatst door ramon fincken

Hmm even samenvatten is het niet slim om een percentage te vemelden in je AV. Wellicht handig is vermelden dat je voor spoed en avonduren een toeslag kan vragen.

"Even samenvattend"? Wat wordt er samengevat? Ik heb nog steeds geen motivatie gelezen waaróm dat niet slim zou zijn... Ben ik nog steeds benieuwd naar dus ;-)

Avond/weekendtarief ga ik sowieso niet invoeren. Prettige aan freelancen vind ik juist dat ik m'n werk niet tussen 9 en 5 hóef te doen en ik heb totaal geen bezwaar tegen 's avonds laat of in het weekend doorwerken. Heb wel een bezwaar tegen (te) laat akkoord op offertes icm drukte, meerwerk én deadlines die plotseling een stuk dichterbij liggen dan de klant had doen vermoeden.

Dit overleg je uiteraard VOORAF met je klant en dan zit je helemaal safe !

Vanzelfsprekend.

Oorspronkelijk geplaatst door ramon fincken

Sofie heeft ook een goeie tip inderdaad, vermeld gewoon wanneer je tijd hebt. Duidelijk voor iedereen!

Zo had ik de post van Sofie nog niet bekeken. Zal ik bij m'n volgende offerte eens naar kijken inderdaad.

[ramon fincken]

Belangrijkste punten uit m'n AV breng ik altijd in de offerte nog even onder de aandacht, dus dat zou ik met een opmerking over spoedtarief ook zeker doen.
>> AV moet je altijd naar refereren en als bijlage + vermelding voorkomt verwarring.

Ik heb nog steeds geen motivatie gelezen waaróm dat niet slim zou zijn.
>> AV's worden slecht gelezen, voorkom problemen al vooraf!
( was ook meer een samenvatting voor mezelf )

[illutic]

Op zich een goeie. Echter begon dit als klein klusje dat toch geen haast had dus "och stuur deze week maar ergens effe een offerte" met een deadline die op het moment van offreren nog 5,5 week weg was... Lees: tijd zat, mits de klant idd op tijd een akkoord doet.

Ja, maar als je dan de offerte een geldigheid geeft van 3-4 weken en je hebt het op dat moment erg druk (wat je van tevoren wel/niet wist) dan is het gewoon vragen om problemen. Dus om jezelf in te dekken en er zeker van te zijn dat je klant op tijd antwoord kun je dan beter de offerte-geldigheid korten. Klanten willen nog wel vaak wachten tot aan het einde, of net iets langer (facturen/offertes etc.). Helemaal nu stellen ze dingen graag zoveel mogelijk uit.
En door dan de offertes korter geldig te laten zijn geeft jouw beter de tijd om in te schatten wanneer ze reageren en hoe je dat project kan inplannen etc.

[ramon fincken]

Ik hanteer 30% voor avond/spoedklussen, dat heb ik gewoon op de website staan en bespreek ik vantevoren met de klant.