Hoe maken jullie een PDF-factuur in je huisstijl?

[René]

Ik maak nu een factuur als een kaal Excel-bestand, zonder vormgeving. Met Nuance PDF Converter combineer ik die spreadsheet met een PDF waarin mijn briefpapier staat tot één PDF met factuur op briefpapier. Het werkt, maar vergt wat extra handelingen met PDF Converter. Misschien kan het handiger.

Hoe maken jullie je PDF-facturen in je huisstijl (op briefpapier)?

[Jakob Buis]

Ik maak facturen in Word m.b.v. de PDF-plugin voor Microsoft Office 2007. Kan niet makkelijker

De plugin zit trouwens al standaard in Service Pack 2 voor Office 2007; dus als je up-to-date software gebruikt, heb je 'm al

[René]

Dat je van Office-bestanden PDF kan maken snap ik. Maar als ik dat met mijn huidige bestanden zou doen dan krijg ik kale info op blanco achtergrond, i.p.v. op briefpapier. Heb jij je briefpapier en huisstijl in een Word-template & stijlen geïmplementeerd?

[NowHow]

Hai René,

Aangezien ik alle software die je voor je vraag nodig hebt voor handen heb is je vraag natuurlijk niet voor mij. Ik kan me echter wel voorstellen dat je eerst een speciale template voor je facturen maakt in MS word waarbij je de data van je excelbestand importeert? Die template kan je dan iedere keer gebruiken, de extra handeling die je moet verrichten is iedere keer de juiste data uit je excelsheet kopiëren.

Ik ben er wat MS Word betreft al weer een tijdje uit (gebruik het tegenwoordig vrijwel alleen nog maar voor rechttoe rechtaan schrijven en spellingscontrole: groene boekje!), maar in het verleden heb ik dergelijke templates wel gemaakt. De ingevulde template kun je daarna, zoals Jacob aangeeft, printen als pdf.

[Adine Versluis]

Ik maak ze op in Quark en als ik er een digitale van wil maken, dan copypaste ik mijn huisstijlelementen erachter en selecteer ik "Maak PDF". Enige minpuntje; je moet wel Quark hebben.

Volgens mij is het overigens ook gewoon mogelijk om een template mét huisstijlelementen in Excel te maken en die dan te gebruiken voor PDF facturen. Ook dan kun je op de Mac gewoon 'Maak PDF' selecteren.

[Jakob Buis]

Ach so..

Ik maak facturen gewoon handmatig in Word; en importeer ze later weer als PDF in de boekhouding.

[MvE]

Mijn logo, inclusief adresgegevens, heb ik opgeslagen als PICT-bestand en dit in Excel op z'n plek gezet. Het was even een gepruts kan ik me nog herinneren, maar Microsoft en ik zijn ook geen vrienden. Ik heb bewondering voor degenen die wel met MS-programma's overweg kunnen.

[beemsoft]

Ik gebruik iText: http://www.lowagie.com/iText/index.html

Met een Java programma kan ik hier automatisch een PDF factuur mee genereren en e-mailen als PDF-attachment.

Qua huisstijl heb je met iText alle vrijheid om deze in te stellen.

[JespDJ]

Ik gebruik OpenOffice, werkt voor mij net zo goed als Microsoft Office maar is gratis. OpenOffice Writer heeft standaard de mogelijkheid om het bestand als PDF op te slaan.

Ik heb gewoon een template document, op basis daarvan maak ik een document aan waarin ik de juiste gegevens invoer en dan heb ik een factuur.

[Marcelot]

Ik heb zelf een Excel applicatie ontwikkeld waarmee ik mijn gehele administratie kan doen (boekingen, facturen, V&W, balansen, aangifte). Ik maak mijn PDF facturen gewoon met de "Opslaan als" functie in Excel 2007.

Maar ik begrijp je vraag, je hebt dus een huisstijl met gekleurde achtergrond. Ik heb een simpele huisstijl met alleen een logo linksboven en een verzameling contactgegevens rechtsboven. Ik heb ook ook geen papieren briefpapier, ik print die header altijd vanuit met de inhoud mee. Ook als je een gekleurde achtergrond hebt dan kun die met Word en Excel prima toevoegen.

In Word zou je dat moeten doen in de Heeader/footer. mensen denken dat je daar alleen een header en footer in kwijt kunt maar dat is niet waar. Daarin kun je dingen plaatsen die de gehele pagina bestrijken of op een bepaalde plek in het midden staan. Soms zie je de contactgegevens in het midden of een extra logo in het midden. Dat kan dus heel eenvoudig.

In Excel werken de header/footer anders. Je kunt in Excel toch wel wat dingen doen, maar in Word heb je meer mogelijkheden. Een eenvoudige huisstijl kun je prima in Excel doen (zoals ik), bij een complexe huisstijl zou je eventueel vanuit Excel (met behulp van VBA) een Word document kunnen genereren. Dat vereist wel programmeerkennis, maar dan kun je een Word sjabloon met jouw huisstijl 'starten' en vullen met inhoud en als PDF opslaan.