Inventarisatie boekhoud/factuur pakket

[rolandd]

Goedendag,

Ik ben al een tijdje aan het rondkijken om mijn huidige manier van administreren te veranderen, de reden hierachter hiervoor is dat ik het overzichtelijker wil opzetten. Dit forum heb ik al afgelopen en ook de eerder gegeven suggesties bekeken. Uiteindelijk is het vaak een zaak van gevoel, welk pakket ligt je lekker is toch wel mijn conclusie. Voor ik zover ben, zou ik graag horen welk pakket/welke pakketten aan mijn wensen zou voldoen.

Hoe gaat het nu?
Ik heb op dit moment 2 webwinkels waar in totaal een 4 produkten/diensten worden verkocht. Eens per week doe ik een export van de klant gegevens van beide sites en lees deze in het pakket phpBMS om zo de facturen te maken. Daarnaast doe ik een export vanuit Paypal, de bank en iDEAL die ik in een door mij aangeleverd Excel sheet van de accountant zet. Nadat ik de factuur heb aangemaakt zet ik het factuurnummer in Excel bij de betaling. De facturen worden gemaakt op basis van order emails die ik ontvang van elke bestelling. Hiernaast heb ik nog een 2e Excel bestand waar ik de BTW vrijstellingen beheer van mijn klanten binnen de EU. Al met al een aardige klus en het gaat nog wel eens fout. Teveel menselijke handelingen. De facturen die ik uitdraai vanuit phpBMS zijn overigens allemaal in het Engels omdat het overgrote deel van de bestellingen van buiten Nederland komen. Mag ik wel een Engelse factuur sturen naar Nederlandse klanten?

Hoe wil ik het gaan hebben?
Er gaat binnenkort nog een 3e webwinkel draaien en dan wordt het helemaal een heikele klus.

Ik ben op zoek naar een boekhoud pakket waar ik de klant gegevens en eventueel ook de order gegevens kan inlezen (als de orders niet kunnen, dan kan ik dat wel handmatig doen, heb ik nog wel wat controle).

Dat automatisch het BTW nummer van de EU klanten wordt gecontroleerd en op de factuur BTW verlegd komt te staan. Verder zou het mooi zijn als ik die lijst zo kan inschieten bij de BD met de kwartaalaangifte. Overigens zijn dit er nog geen 100 dus kan ik dat nu nog handmatig op de site bij de BD doen maar als het er meer worden dan wordt het lastig.

Facturen moeten minimaal in het Engels verstuurd kunnen worden, het liefst gewoon 1 factuur die tweetalig is, Nederlands en Engels.

Qua boekhouding zal het allemaal niet zo spectaculair zijn, zo speciaal ben ik niet . Als betalingen van PayPal en de ING in gelezen kunnen worden zou mooi zijn. Het aantal transacties is ongeveer 150 a 200 per maand.

Uiteindelijk wat meer zicht op wat er financieel allemaal speelt.

Hartelijk dank voor jullie kijk op dit verhaal.

[ROVeNed]

Heb je al naar Snelstart gekeken? Met dat programma kun je de gegevens van de webshop inlezen. Verder kun je vanaf Snelstart Boek 2 ook bankmutaties automatisch inlezen en kun je met Snelstart Factuur zelf layouts maken in het Engels en Nederlands. Of anders maak je een layout waarin de factuuromschrijving in de beide talen staan.

[rolandd]

@ROVeNed: Bedankt voor je reactie. SnelStart ben ik inmiddels naar aan het kijken. Ben er al achter dat ik hier Boek 3 nodig heb voor de ICL aangifte. Factuur layouts maken moet ik nog even uitproberen. Ergens een korte cursus volgen lijkt me geen overbodige luxe.

Het enige waar ik nog niet uit ben is hoe ik PayPal afschriften kan inlezen, misschien die vraag eens bij SnelStart zelf voorleggen.

[ROVeNed]

Voor de ICL aangiften heb je inderdaad Snelstart 3 nodig. Wij hebben geen klanten die met payPal werken. PayPal kun je als een bankboek zien, zolang de klanten een correcte betalingskenmerk vermelden moet Snelstart de ontvangst(en) automatisch kunnen afboeken. Het is wel belangrijk om na het inlezen alle mutaties nogmaals na te lopen immers PayPal brengt provisie in rekening. De provisie moeten als kosten worden geboekt. Succes, Rob