Urenadministratie en agenda

[coelho]

Na het lezen van het artikel http://www.lancelots.nl/bedrijfsvoer...nadministratie en een zoektocht in dit forum blijf ik met een vraag zitten aangaande de urenadministratie.

Ik dacht alles goed ondervangen te hebben toen ik begin deze maand als freelancer startte. Een fancy Excel sheet gebouwd met daar alle projecten/taken, al dan niet facturabel. Daar vul ik dagelijks aan het eind van de dag in hoeveel uur ik aan elk van de taken besteed heb.

So far so good, tot ik in enkele andere bronnen las dat de belastingdienst voor het bepalen van het al dan niet halen van het urencriterium naar een urenregistratie ook om een agenda zal vragen. Het zou dus niet voldoende zijn om in de Excel 2.5 uur acquisitie te hebben staan, maar tevens moet er een corresponderende agenda afspraak zijn met "lunch klant X", of op z'n minst 2.5 uur acquisitie.

Ik gebruik mijn agenda maar sporadisch. Omdat ik vanuit huis werk als dienstverlener op projectbasis ga ik niet elke dag in mijn agenda noteren wanneer ik gewerkt heb. Ook bijkomende telefoontjes naar potentiële nieuwe opdrachtgevers schrijf ik niet op (behalve in mijn Excel, maar dan niet in detail - gewoon de tijd die het me gekost heeft in het hokje achter acquisitie).

Voor mijn gevoel ga je alles dubbel bijhouden wanneer er ook nog een kloppende agenda aanwezig moet zijn. Bovendien heb ik de informatie op deze site niet op deze wijze geïnterpreteerd. Mijn vraag is natuurlijk of mijn urensheet voldoende is, of dat ik inderdaad nog een andere bron moet hebben waaruit inderdaad blijkt dat ik op dag X me met taak Y heb bezig gehouden.

[Roel Jongman]

Dat agenda verhaal is ook een beetje onzinnig, als je het zo beperkt uitlegt. het heeft natuurlijk geen enkel nut om het zelf in je agenda te tikken en daarna zelf in excel. Papier of in dit geval software is geduldig. Dus als jij al geen gewoontje hebt om een agenda bij te houden (ik ken het probleem ik doe het ook niet)

Waar het om gaat is dat je een 2e bron, bij voorkeur een externe bron om je uren te bewijzen. MAAR er zijn ook activiteiten die zonder morren geaccepteerd zullen worden. als jij 2000 uur hebt gehaald en 200 uur aan acquisitie hebt geschreven (is ca 4 uur per week) zal de inspecteur echt niet zo snel om bewijs vragen. Als jij 1400 uur hebt gehaald (dus 175 uur boven het urencriterium, wat krap is) en je hebt 600 uur aan acquisitie geschreven dan mag je echt wel uitleggen hoe dat komt.

Maar je mag alles gebruiken als bewijs en je eigen administratie is dan vaak al een goede bron. Echt alles kan als bewijs dienen.
- Een bonnetje voor 4 kopjes koffie in een andere stad
Daarmee bewijs je (of beter gezegd maak je aannemelijk) dus zomaar dat je een uur reistijd hebt gemaakt, een gesprek van een uur hebt gehad.
- Parkeerbonnetjes (of de factuur van parkeren met mobiele telefoon)
- Je gespecificeerde telefoonlijst met alle gesprekken
- en de open deur je verkoopfacturen
- je mailbox (let op de zakelijke mail hoort dus ook tot je administratie)

Maar echt alles waaruit valt af te leiden dat het om zakelijke uren gaat voldoet.

Het toverwoord is echter je moet de gemaakte uren aannemelijk maken, het is niet zo dat je bij iedere regel sluitend bewijs moet aanleveren. DE inspecteur weet dat elke onderneming uren maakt voor acquisitie, administratratie, websiteonderhoud, vaklitratuur lezen. Daar hebben ze allemaal ervaringscijfers van wat ongeveer normaal is. Pas als jij sterk afwijkt van die ervaringscijfers zal men aanvullend bewijs vragen.


Als men een agenda wil zin heeft men eigenlijk dan nog het liefst een handgeschreven agenda als een outlook uitdraai, want de staat waarin de agenda verkeerd zegt vaak meer over de inhoud als de feitelijke registratie. Er zijn vele ondernemers door de mand gevallen omdat ze hun agenda kloppend hebben gemaakt met de urenregistratie door de agenda maar 1x per maand bij te werken, de inspecteur ziet een keurig nette agenda die altijd aansluit, maar ook met excact hetzelfde handschrift, zelfde penkleur, altijd zelfde volgorde van feiten (tijd, plaats, persoon) strak in het gelid en het kaftje is ook nog helemaal gaaf. Dat zijn de echt goede aanwijzingen dat het "geproduceerd" of "geregisseerd bewijs" is. Juist als er kleine verschillen ontstaan tussen je agenda en je urenregistratie ontstaat bewijs van echtheid, want iedereen heeft wel eens een klant die op de dag zelf belt of het een uurtje later kan, 90% pst dan niet zijn agenda aan maar onthoud dat gewoon en gaat een uurtje later en schrijft dat zo in de registratie. Of een klant belt af, dan streep je de afspraak door (of niet) maar hij staat niet in de urenregistratie.
Juist die verschillen leveren bewijs van echtheid en niet de exacte match tussen de agenda en de urenregistratie.

[coelho]

Bedankt voor je uitgebreide antwoord. Ik verwacht dit jaar alleen al minimaal 1400 facturabele uren te maken, dus meer dan het urencriterium. Dan zal het allemaal zo'n vaart niet lopen als ik de essentie van je verhaal goed begrijp.

[Roel Jongman]

nee het zal inderdaad niet zo'n vaart lopen. Ik heb in 2011 helemaal geen uitgebreidde uren registratie bij gehouden omdat ik inderdaad alleen met declarabele uren met 2 vingers in de neus het urencriterium haalde. En ik wist in februari al dat ik genoeg uren had verkocht dus heb ik niet te veel moeite gedaan om de andere uren bij te houden.

Het uren schrijven is ook geen plicht je hebt het alleen nodig om je claim op de zelfstandigenaftrek te bewijzen en aangezien de meeste mensen vooraf niet zo zeker zijn van hun declarabele uren word er vaak wel op gehamerd om het goed bij te houden en te zorgen voor een 2e bron.. om het aannemelijk te maken.
De bewijs vorm is vrij als je maar kunt aantonen dat de uren zijn gemaakt. hoe maakt niet uit.