Elektronisch factureren

[Inge88]

Hoe pakken jullie het aan wat betreft elektronisch factureren? Voornamelijk de elektronische "handtekening" ben ik benieuwd naar, hoe zorgen jullie ervoor dat deze legaal is?

[TamTamTekst]

Deze vraag kwam op een andere lijst ook al voorbij. Mijn vraag: op een factuur zet je toch nooit handtekening? Tenminste, ik niet. Maar wie weet moet dat toch wel.

Een elektronische factuur stuur ik in PDF-formaat. Gaat tot nu toe altijd goed.

Marlies

[Inge88]

http://www.belastingdienst.nl/zakeli...2/ob02-66.html

Volgens de site wel...
"

• De authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud moet gewaarborgd zijn, bijvoorbeeld door middel van een geavanceerde elektronische handtekening.
• Een elektronische uitwisseling van gegevens waarbij de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de uitwisseling is gewaarborgd.

"

[René]

Oorspronkelijk geplaatst door TamTamTekst

Een elektronische factuur stuur ik in PDF-formaat. Gaat tot nu toe altijd goed.

Het gaat niet om het formaat (PDF, Word, GIF, ...), maar om het garanderen van de echtheid met een elektronische handtekening.

In de praktijk gebeurt dit informeel elektronisch factureren met een PDFje per e-mail steeds vaker, maar formeel voldoet het volgens mij niet aan de fiscale eisen.

Het gaat goed, tot een belastinginspecteur het niet goed vindt gaan.

[Inge88]

Ook op deze site onder het kopje "factuur vereisten" vind ik nergens terug dat er ook een digitale handtekening aanwezig moet zijn.
Een digitale handtekening met Word zou wel niet rechtsgeldig zijn?

[René]

Oorspronkelijk geplaatst door Inge88

Ook op deze site onder het kopje "factuur vereisten" vind ik nergens terug dat er ook een digitale handtekening aanwezig moet zijn.

Mag ik per e-mail factureren en mijn administratie elektronisch bewaren, of moet alles op papier?

Een digitale handtekening met Word zou wel niet rechtsgeldig zijn?

De digitale handtekening staat los van de gegevens die het beveiligt. Je kunt elk bestandsformaat ermee tekenen.

[Sjaak]

Een "analoge" factuur behoeft volgens mij niet ondertekend te zijn. Ik heb er in elk geval nog nooit een gekregen. Ik kan je het nog sterker vertellen: de Belastingdienst verstuurt besluiten en andere ongein met de mededeling dat het document in een geautomatiseerd proces is vervaardigd en daarom niet ondertekend.

Een digitale handtekening bevat unieke kenmerken, net zoals een "analoge" handtekening. Veel boekhoudpakketten, waaronder de mijne, bieden de mogelijkheid de opgemaakte factuur electronisch te verzenden. In dat geval komen de door mij verzonnen unieke klantcode en het door het systeem aangemaakte unieke factuurnummer automatisch op de factuur te staan. Bij verzending van de mail wordt de electronische afzender vermeld die bij "zakelijke gegevens" in het boekhoudpakket is opgeslagen, inclusief KvK-nummer en btw-nummer. Zou dat niet voldoende zijn?

Inderdaad Rene, in elk geval tot een ijverige inspecteur het niet voldoende vindt. Maar dan heeft de Belastingdienst m.i. wel boter op het hoofd. Wordt dan wel een leuke klus voor de ombudsman. Om te beginnen.

[Qwerner]

Hallo Inge,

Hoewel een factuur in electronisch formaat formeel aan de eerder genoemde eisen van de belastingdienst zou moeten voldoen, wordt het na afdrukken door de ontvanger natuurlijk weer gewoon een papieren factuur, (zeker met een pdf-formaat is het verschil met het origineel nauwelijks zichtbaar) met alle standaarden die ook gelden alsof je hem zelf uit de printer haalt en per post verstuurd.

In het verlengde hiervan zou je de juridische geldigheid kunnen betwisten met het oog op gemaakte afspraken, en daarin is intussen meer dan voldoende jurisprudentie dat e-mail en andere electronische communicatie (MSN) door rechters als rechtsgeldig worden beschouwd.

Groet

Werner

[Inge88]

Met andere woorden, het is belangrijk een papieren administratie bij te houden? Zodat facturen op deze manier kunnen worden getoond ipv digitaal en daarmee dus wel voldoen aan de eisen van de belastingdienst?

[Sjaak]

Oorspronkelijk geplaatst door Inge88

Met andere woorden, het is belangrijk een papieren administratie bij te houden? Zodat facturen op deze manier kunnen worden getoond ipv digitaal en daarmee dus wel voldoen aan de eisen van de belastingdienst?

Ik print elke factuur uit en bewaar die keurig op volgorde in een map. Je weet inderdaad maar nooit.