Ontbrekende bonnen in administratie stichting, hoe verantwoorden voor subsidie?

[Manon]

Hallo allemaal,

Ik zit op dit moment met een vraag, en hoop dat iemand mij daar mee kan helpen. Ik loop stage bij een stichting, maar heb dit op mijn opleiding nog niet behandeld waardoor ik hier eigenlijk niet zo veel van weet.

Nu vertelde mijn baas mij dat de ontvangen subsidies verantwoord moeten worden aan de gemeente. Ook zijn er giften ontvangen.
Onze vraag was nu hoe wij dit op kunnen lossen met ontbrekende bonnen. Kunnen wij deze kosten toch boeken maar dan bijvoorbeeld onder de giften? Dat deze dus zogenaamd van het geld van de giften zijn betaald?

En dat we de bonnen die wel aanwezig zijn zogenaamd van de subsidie betaald is? Zodat we deze wel kunnen verantwoorden.

Ik hoop dat ik het duidelijk heb uitgelegd. Als er iets niet helemaal duidelijk is, laat het dan even weten zodat ik het wat beter uit kan leggen.

Hopelijk kan iemand me hier mee helpen!

[René]

Dat noem ik niet administreren en verantwoorden, dat noem ik wegmoffelen en verhullen.

Hoezo ontbreken bonnen? En waarom is dat aanleiding om de kosten weg te moffelen, in plaats van ze op de normale manier in te boeken en op de jaarrekening te doen verschijnen als kosten?

[Manon]

Misschien heb ik het verkeerd uitgelegd. De kosten die gemaakt zijn worden gewoon geboekt en verschijnen ook op de jaarrekening. Het is niet de bedoeling dat er kosten verhuld worden.

Het is alleen zo dat er een aantal bonnen ontbreken. Hierdoor kunnen deze kosten dus niet verantwoord worden, want het bewijs er van ontbreekt. De vraag was dus of je kan boeken dat een bepaalde kostenpost, bijvoorbeeld de aanschaf van een computer, geboekt kan worden alsof deze betaald is vanuit de giften. Deze is wel gewoon voor de stichting en wordt ook alleen hiervoor betaald. Maar omdat het bewijs ontbreekt is bij ons de vraag of dit vanuit de subsidie geboekt kan worden.

Hopelijk is het zo wat duidelijker.

[René]

Volgens mij kom je dan op een administratie met een matrix van kostensoorten (voor de algemene rubricering van kosten op de jaarrekening) en kostenplaatsen (voor de toerekening van kosten aan activiteiten, afdelingen, projecten e.d.). Bij een bepaalde subsidie maak je dan een bijbehorende kostenplaats waarop je alleen kosten boekt die met die subsidie gefinancierd zijn en die je t.o.v. de betreffende subsidievoorwaarden mag doen en kan verantwoorden. Hier op Lancelots zul je daarover niet veel vinden, want Lancelots is voor en door freelancers, en die hebben dat soort structuren meestal niet in hun administratie.

Raar, dat de bon van de aanschaf van een computer ontbreekt. Of de stichting met dat soort dingen wegkomt, weet ik niet. Dat hangt van de subsidievoorwaarden af, van de aard en omvang van de ontbrekende bonnen, van de strengheid van de accountantscontrole en belastinspecteur, de alertheid van toezichtshouders en donateurs etc.

[Manon]

Ik vind het inderdaad ook raar dat zulke dingen ontbreken, maar daar kan ik nu niks meer aan doen.

Zo te lezen kan ik dus het beste adviseren om het hier toch met de accountant over te hebben? Ik loop hier namelijk stage op de administratie maar met mijn mbo-diploma gaan deze dingen me toch een beetje boven mijn pet haha!

[René]

Het inrichten van zo'n administratie is inderdaad meer iets voor een interne controller (als die er is) of een externe accountant.