Wel of niet factureren van telefonisch projectoverleg, en projectmeetings

[dennisboard]

Geachte,

Ik heb geregeld overleg met een vast klant omtrend projectjes die ik moet doen. Zowel op locaties door heel het land als via de telefoon. Kan ik hier gewoon uurtarief voor vragen. Ik wordt ingehuurd als eenmanszaak het gaat om Multimedia vormgeving.

voorbeeld. gisteren 45 minuten gebeld om projecten door te nemen, eisen, vormgeving stijl etc. a.s. week overleg op locatie minimaal 1,5 waarschijnlijk voor groot project.

Verneem graag jullie reactie.

dennisboard

[nancy_kelpie]

Ik doe het zelf nooit, vind het niet zo klantvriendelijk. Ik zorg gewoon dat m'n uurtarief hoog genoeg is en de uren van het project zelf ruim genoeg inschat om ook wat tijd aan overleg en bezoekjes te kunnen besteden.

Nu ligt het er wel aan hoe je sowieso factureert... ik schat namelijk gewoon van te voren in dat het project bijv. "55 uur" gaat kosten en de klant weet verder niet wat ik precies in die 55 uur doe. Dus daar zit dan ook de uren voor overleg in. Mocht het overleg langer duren dan ik van te voren heb ingeschat is dat gewoon m'n eigen fout, maar dat vangt een normaal uurtarief vaak wel weer op. Als je een laag uurtarief hebt is elk uur dat je extra werkt een ramp, maar bij een normaal uurtarief heb je vaak wel wat ruimte.

[Daniella]

Ik zou dat niet doen. Dan kun je denk ik beter je "normale" uurtarief iets opschroeven en de "verloren" uren op die manier terugverdienen. Als de klanten het idee hebben dat ze niets uitgeven aan dit soort overleggen, komt dat veel klantvriendelijker over.

Ik zou uitrekenen wat ik zoal kwijt ben aan de "extraatjes" die ik klanten nu geef zonder die uren in rekening te brengen, bijvoorbeeld per week of maand, en dan berekenen hoeveel mijn uurtarief omhoog moet om die kosten te dekken.

[Bertine Brookhuis Betekst]

Ha DennisBoard

In mijn loondienstwerk heb ik ooit te maken gehad met een bureau dat
uurtje-factuurtje opereerde en dat terwijl die 'belminuten' in schril contrast
stonden tot de totale projectprijs. Die paar euro voor wat telefoontjes
links en rechts ging echt niet voor een superomzet zorgen.

De facturen met de doorberekende telefonische overleggen kwamen
echter zeer onklantvriendelijk over. Zelf vind ik het prettig om een
persoonlijke band op te bouwen met mijn relaties, dus er werd ook wel
eens over vakanties en weekends gesproken. Dat werd ook gefactureerd,
met als gevolg dat ik de gesprekken zo zakelijk mogelijk hield, wat mijn
werkplezier niet ten goede kwam.

De samenwerking met die partij is vrij snel opgezegd. Als ik jou was zou ik
inderdaad doen wat de dames voor mij hebben geopperd en dat overleg
meenemen in je projectprijs of je uurprijs.

Groet
Bertine

[Flierp]

Ben het met bovenstaanden eens. Ik factureer dat soort uren ook nooit. Ik vind het niet erg klantvriendelijk en wil met een klant ook even over het weer kunnen babbelen bij wijze van spreken.

Daarnaast vraag ik me dan wél weer af: wat als je werk voornamelijk bestaat uit overleggen, feedback geven, planningen doorspreken etc... dan worden die telefoontjes juist een groot deel van de werktijd.

(ik vraag dit omdat ik nu aan een project ga werken waarbij ik minder concrete dingen ga maken, maar meer feedback geven, mensen aansturen, overleggen, brainstormen etc...)

Hoe zouden jullie dat doen?

[Roel Jongman]

laat ik een simpele vergelijking maken. Bij veel bedrijven krijg je een gratis bakkie koffie, als ik naar Starbucks of een nader koffiehuis ga moet ik altjid betalen voor de koffie..

Kortom, bij elk project waar je uitvoerend aan werkt hoort een beetje overleg om het tot een goed einde te brengen.

Als jou rol echter projectleider of coördinator is en je werk bestaat uit het overleggen met uitvoerenden om tot een goed eindresultaat te komen dan lijkt het mij volstrekt logisch dat je daarvoor je uren berekend. Binnen die rol zal er dan ook af en toe overleg plaatsvinden over jou functioneren als coordinator of de voortgang van het project. Dat zijn dan vaak je "gratis of service uurtjes" maar je ziet dan ook weer dat in dat soort rollen niet raar word gekeken als je alle uren schrijft. terwijl bij uitvoerende rollen veel meer gekeken word naar de productieve uren.

[Flierp]

En hoe doen jullie dat met reistijd? Stel ik heb een (betaald) overleg van 3 uur, maar heen en terug reizen kost me bij elkaar ook 1,5 uur.... zouden jullie dat ook factureren? Ik vind dat zelf gek voelen, tot nu toe dus ook nooit gedaan, maar misschien is dat helemaal niet zo raar?

[Daniella]

Ik heb er ook niet veel verstand van maar ik denk niet dat je voor de reisuren je gebruikelijke uurtarief zou moeten hanteren. Dat lijkt me een beetje gek. Wel kun je je reiskosten factureren. Lijkt me minder gek

[nancy_kelpie]

Je zou inderdaad reiskosten kunnen declareren, maar alleen als je van te voren aangeeft dat je dat doet. Niet opeens als verassing achteraf.

Zelf zie ik dat als een soort service. Als je een normaal uurtarief hanteert zit daar over het algemeen ook wat service bij in. De meeste klanten waar ik echt geweest ben zijn trouwere klanten dan waar ik niet kom, dus ik vind het helemaal geen probleem. Ook gaat de communicatie dan vaak beter. Dus ik vind het 't sowieso wel waard om op eigen kosten er heen te rijden.

Vaak biedt de klant wel aan koffie/lunch/diner te betalen als het in een restaurant is, dat vind ik wel aardig.

[Roel Jongman]

Hiervoor is het lastig om 1 vaste regel te hebben. Ik heb projecten gedaan waar ze het compleet van zelfsprekend vonden dat de reisuren ook berekend werden, en projecten waar het volledig onbespreekbaar was.

Vaak gebruik ik het ook als stuurmiddel. Bijv als ik denk dat mijn aanwezigheid niet cruciaal is of dat de te bespreken onderwerpen ook telefonisch kunnen dan geef ik de klant de keus, ik wel er best bij komen zitten maar dan reken ik ook gewoon een dag werk, want ik moet voor deze meeting een hele dag vrij maken vanwege reistijd en de tijd die de meeting kost.

Vaak zie je ook wel dat de reistijd tegen half geld word doorberekend.

Ik laat ook wel meewegen hoe goed het tarief is, als ik ergens voor 100 euro per uur word ingehuurd ben ik minder moeilijk over reistijd dan wanneer ik voor 50 euro werk. Het grappige is wel dat degene die je voor 100 euro per uur inhuurt vaak minder moeite heeft met betaald overleg en reistijd als degene die je voor 50 euro inhuurt. De laatste is een inkoper op prijs, de eerste op kwaliteit en die snapt vaak wat beter dat overleg in een project net zo belangrijk is als productieve uren.

Kortom, probeer altijd of er ruimte is om deze overleg en reistijd door te belasten. Nee heb je, ja kun je krijgen. Door het standaard nooit te doen doe je jezelf zeker tekort. Je zult nooit een projectmanager horen dat je een overleg bent vergeten door te belasten, zelfs als ie ze zelf wel had gebudgeteerd.
Naar mate je vaker probeert deze uren ook betaald te krijgen krijg je ook een steeds beter gevoel bij welk type projecten of opdrachtgever het wel kan en bij welke niet.