Hoe postzegels in je administratie inboeken?

[Sarah Cimmermans]

Een tijdje terug heb ik een mail van de boekhouder/accountant gehad waarin hij schreef dat hij liever geen naamloze kassabonnetjes in de administratie zag (btw-bonnen/facturen mogen uiteraard wel, want daar klopt de tenaamstelling van). Maar hoe doen jullie dat met bonnen voor postzegels en aangetekende zegels van Post.NL?? Via de website bestellen? Of toch een btw-bon vragen in de winkel? Ik ben benieuwd naar jullie antwoorden. Alvast bedankt.

[Roel Jongman]

een btw bon vragen voor postzegels en pakketzegels heeft niet zoveel zin want er zit geen btw op post/pakketzegels van postnl..

waar het jou boekhouder om gaat is dat er een factuur op naam van de zaak staat. formeel heeft hij gelijk en via de website bestellen kan een oplossing zijn, maar als jij postzegels nodig hebt kan ik me voorstellen dat je ze gewoon bij het postagentschap haalt als de post dezelfde dag weg moet. Dus ja zo af en toe zal er een bonnetje zonder naam zijn, volgens mij kan de boodschap niet veel meer zijn als probeer dat tot een minimum te beperken en probeer zo mogelijk een winkel te vinden die wel even een factuur op naam kan maken.

Als ik bijvoorbeeld benodigheden voor mijn computer moet kopen en ik ga naar Dixons of en andere keten en ik vraag een factuur op naam kijken ze me moeilijk en en vaak zeggen ze dat het niet kan, maar ik sta bij de lokale computer winkel inmiddels in het bestand en ik krijg standaard een factuur op naam. Zo kan het ook met postagentschappen zijn, bij de supermarkt zal men niet snel een bon op naam kunnen maken, bij een kantoorboekhandel zal het vaak geen probleem zijn..

Het is typisch zo'n puntje dat een goede boekhouder af en toe aan de orde stelt zodat er geen problemen bij een controle (of eerlijk is eerlijk, hij dan kan zeggen daar heb ik u diverse malen voor gewaarschuwd.)

het gaat er dus om dat als een factuur niet op naam is gesteld dat je dan officieel de btw niet terug mag vragen en dat de zakelijkheid van de kosten binnen de IB in twijfel getrokken kunnen worden.

[John Vermeulen]

Hallo allemaal,
Mag ik hierbij aansluiten met het volgende:
Ik begrijp dat de belastingdienst e.e.a. wil controleren en dat daarvoor een bon of factuur op naam wordt verlangt. Ik koop inderdaad ook postzegels en regelmatig verzend ik pakketten naar klanten en ontvang daarvoor ook geen bon op naam.
Evenzo mbt de brandstof voor mijn auto; geen bon op naam. Nu betaal ik alles met mijn bankpas en ben van mening dat de belastingdienst zo altijd kan nagaan dat ik degene ben die de kosten heb gemaakt en ik niet zomaar een willekeurig bonnetje in de boekhouding opneem.
Is dit misschien een goede oplossing in deze?

M.vr.gr.
John Vermeulen

[Roel Jongman]

John, voor brandstofkosten is in de wetgeving expliciet een uitzondering gemaakt daarbij is het inderdaad voldoende dat de betaling van de brandstof met een bankpas is betaald die naar de ondernemer te herleiden is.

Formeel gezien geld deze regeling alleen voor benzinebonnen en niet voor andere kosten, in de praktijk word het door veel boekhouders wel zo verwerkt, maar gezien het formele standpunt dat de boekhouder van Sarah inneemt verwacht ik dat hij ook daarvan zal zeggen dat het niet genoeg is en daarom had ik het ook niet direct genoemd en ook bij controle word er verschillend mee omgegaan.. soms word het geaccepteerd als het niet te veel bonnen zijn, maar als er bijna alleen maar bonnen via de bankpas zijn te herleiden dan zal het zeker niet zomaar geaccepteerd worden en je kunt ook niet eisen dit goed is want het is niet zo in de wet vastgelegd. De wettelijke eis voor btw terugvordering is dat de factuur op naam is gesteld.