Hoe declaratie privé betaalde kosten boeken in mijn Excel-boekhoudsheet?

Ik begrijp het allemaal, alleen ik houd mijn boekhouding bij in excel. Kun je dan met bijvoorbeeld het declareren van zakelijke kilometers in een spreadsheet de volgende jnp maken:

4.. autokostenvergoeding (tegen € 0,19 per km)
aan 100 Bank

(in feite boek je het dus over naar je prive rekeningen)

Zelf heb ik het idee dat je tussenrekeningen moet gebruiken. Je schrijft dus in feite een declaratieformulier uit, die onderteken je en berg je op achter de bankafschriften of in een map met tabblad declaraties, met internetbankieren boek je het bedrag over van je zakelijke rekening naar je prive rekening en die autokostenvergoeding (of hoe je het wil noemen) komt in je resultatenrekening naar voren alszijnde kosten (de auto is wel prive, dus mag jke dat wel als kosten opvoeren is mijn tweede vraag) en deze kan je dus in mindering brengen op je winst. Want die 0,19 is fiscaal onbelast. Ergens moet naar voren komen dat je over die aantal km * 0,19 geen IB hoeft te betalen.

Ik lees ook vaak dat je het als inkoop moet boeken, maar ik detacheer mezelf als bij bedrijven en heb dus niets te maken met inkopen.

Klopt het alemaal wat ik hierboven schrijf?

[René]

Steven sorry... je maakt het veel te ingewikkeld. Je moet om te beginnen een administratie opzetten waarin je de kosten van inkopen kunt boeken. Een onderneming zonder inkopen bestaat niet. Je hebt je kvk-inschrijving, computer, pen en papier, postzegels... etc. etc. Die kosten wil je boeken, omdat je betaalde btw kunt terugvragen en ze de winst en daarmee de te betalen belasting drukken.

En zelfs als je al die bedrijfskosten niet zou hebben, dan heb je ze nu. Namelijk de zakelijk gereden autokilometers. Zorg dus dat je inkopen kunt boeken.

Rene,

Als ik nu wat inkoop (bijvoorbeeld papier of een map) dan maak ik gewoon een jnp in excel:

kantoorkosten
te vorderen OB
aan Bank

Omdat ik nu een pas heb van mijn zakelijke rekening. Maar daarvoor moest ik wat dingen betalen zoals kvk kosten en deze wil ik nu laten betalen door mijn eenmanszaak. Mijn inziens maak ik dan de journaalpost:
Kvk kosten
aan bank

en boek dit dus over naar mijn prive rekening. Als bewijs heb ik dus de declaratie. Voor de rest maak ik zelf naar eigen invulling grotboeknummers/namen aan voor andere kosten

Ik las op lancelots veel verhalen dat je met tussenrekeningen moest werken vandaar mijn verwarring.

Natuurlijk zal ik wel eens iets inkopen. Maar als ik een map moet kopen of een pen, ben ik niet zo dat ik € 0,50 aan BTW terug wil vragen. Dat zet vor mij geen zoden aan de dijk. Je moet het boekhoudkundig weer op orde hebben, voor mij is het net zo makkelijk om die ene pen effe prive te betalen....

Kun je nog effe reageren op de jnp-en?

[René]

Ik weet niet wat je met "tussenrekeningen" bedoelt. Dat woord komt op Lancelots niet voor. Misschien bedoel je dat in een normale boekhouding een inkoopfactuur eerst in het inkoopboek wordt geboekt als schuld aan een crediteur, waarna de betaling in het bankboek wordt geboekt als vereffening van die schuld.

Het voordeel daarvan is dat je alle financiële feiten m.b.t. de facturen in je boekhouding hebt, waardoor het boekhoudpakket btw-aangiftes en balansen kan produceren. Met zo'n eenvoudige excelsheet wordt dat bij grotere aantallen transacties een drama, lijkt me.

Wat de boeking in jouw sheet betreft, zie mijn eerste antwoord in deze discussie. Ik begrijp niet goed welk probleem je hier nog in ziet.

het gaat mij erom dat als ik bijvoorbeeld € 250,-- aan zakelijke reiskosten heb dat ik dan moet boeken:

Autokosten € 250,--
aan bank € 250,--

En dat een declaratieformulier de lading dekt..

Voor de rest gebruik je inkopen alleen als op rekening inkoopt en een factuur ontvang. Dat gebeurt bij mij niet. Dus ik boek nooit iets met "aan crediteuren"

maar altijd aan bank, omdat ik het meteen betaal via mijn zakelijke rekening.

Vraag 2: Als je diverse zaken koopt op 1 dag via pn. dan mag je daar toch 1 jnp van maken he?

[René]

Oorspronkelijk geplaatst door StevenSonneveld

Voor de rest gebruik je inkopen alleen als op rekening inkoopt en een factuur ontvang. Dat gebeurt bij mij niet.

Huh? Je moet een factuur hebben om btw te mogen terugvragen en kosten te verantwoorden.

Dus ik boek nooit iets met "aan crediteuren"

Ik weet niet of je daarmee wegkomt. Je moet er i.i.g. voor corrigeren rond de grenzen van het btw-aangiftetijdvak en het boekjaar. Want ook al boek jij hem niet, de schuld heeft wel bestaan en is fiscaal relevant (i.v.m. factuurstelsel en balans op overgang boekjaar).

Vraag 2: Als je diverse zaken koopt op 1 dag via pn. dan mag je daar toch 1 jnp van maken he?

Normaal is om elke transactie apart te boeken. Of transacties al dan niet op dezelfde dag plaatsvinden doet daarbij niet ter zake.

Als ik iets in een winkel pin gaat dat via de bank. Dus wat doe ik? Thuis in excel maak ik de jnp van bijvoorbeeld

kantoorkosten
te vorderen OB
Aan bank

Want het is immers meteen betaald

Ander voorbeeld. van de week krijg ik een factuur binnen van een contributiebetaling. Diezelfde dag heb ik deze nog betaald. ik heb de jnp gemaakt:

contributiekosten
te vorderen OB
aan bank

Kijk als je goederen aanhoudt dan betaal je niet dezelfde dag en dan zul je de goederen binnen moeten melden.

10 dagen later betaal bijvoorbeeld. En dan boek je volgens mij eerst
vrd goederen
te vorderen OB
Aan crediteuren

en als de betaling plaatsvindt boek je

crediteuren
aan bank

maar dat is bij detachering niet het geval dus vandaar dat ik zei (misschien kwam dat gek op je over) dat ik met dergelijke posten niets te maken heb. Ik koop 1 keer ene map en daar kan ik een jaar mee doen. etc etc. En ik ben ook niet zo dat als ik tabbladen koop voor € 1,20 dat ik dan € 0,23 cent moet declaren als te vorderen OB aangezien ik maandelijks 4.000 aan OB moet afdragen. Dat contrast is m.i. te groot

Alleen de reiskosten komen wellicht vaker voor


punt 2:

Geldt jouw antwoord ook als je bij wijze van spreken 3 transacties doet en allemaal betrekking heeft op bijvoorbeeld kantoorkosten? Dus van 1 groep

[Karian]

Oorspronkelijk geplaatst door StevenSonneveld

het gaat mij erom dat als ik bijvoorbeeld € 250,-- aan zakelijke reiskosten heb dat ik dan moet boeken:

Autokosten € 250,--
aan bank € 250,--

En dat een declaratieformulier de lading dekt..

Je rittenadministratie is hiervoor toch meer dan afdoende?

Voor de rest gebruik je inkopen alleen als op rekening inkoopt en een factuur ontvang. Dat gebeurt bij mij niet. Dus ik boek nooit iets met "aan crediteuren"

Als ik wat drinken koop in de supermarkt op de zakelijke rekening dan boek ik dat gewoon in bij facturen als een schuld aan een crediteur. Verschil met een 'inkoop op rekening' zoals jij het noemt is dat ik bij de supermarkt meteen betaal en ik dus maar een zeer kortlopende schuld heb die ik meteen vereffen.

Voor de duidelijkheid en netheid in je administratie wil ik je toch aanraden om alles dat je koopt te administreren als een inkoop bij een crediteur.

ok super bedankt!

mag ik je een voorbeeld geven wat ik dus nu geboekt heb?

Ik ontving een factuur van een contributie. ik ontving deze factuur 's morgens en 's middags betaald ik deze factuur al per bank.

Ik heb nu de volgende jnp's gemaakt in excel:

Contributie
te vorderen BTW
aan crediteur ...
+
Crediteur...
aan bank

Klopt dit dus?


hoe verwerk je eigenlijk als je kantoorbenodigdheden koopt in een winkel en je betaald per pin. Je ontvangt dan een bon (voor de BTW aftrek). ik heb dit geboekt als:

kantoorbenodigdheden
te vorderen BTW
aan Bank