Betalingsherinnering

[forumbeheerder]

Je hebt een factuur gestuurd met een keurige betalingstermijn van 30 dagen. Na 30 dagen is het doodstil. Je checkt elk uur je zakelijke rekening, maar...geen geld. Wanneer ga je een herinnering sturen? Wie heeft de meest diplomatieke maar toch dwingende tekst?

[erix]

De eerste jaren hanteerde ik een termijn van 30 dagen. Totdat er enkele opdrachtgevers kwamen die een beetje traag waren met betalen. Nu staat mijn termijn op 14 dagen. Haal ik als freelancende tekstschrijver/journalist mijn deadline? Is het werk naar tevredenheid? Dan ook na het verstrijken van deze eerste veertien dagen meteen een reminder als er niet betaald is. En na veertien dagen weer een. Gewoon met in vette kapitalen er boven: HERINNERING. (met bij de omschrijving: "Op datum x was bedrag y nog niet bijgeschreven op de rekening van Z")
En er zijn vaste opdrachtgevers waarvan ik weet dat zij wat trager zijn doordat ook zij mijn honorarium weer bij een derde in rekening brengen, dus daar ben ik soepeler.
Mijn advies: Blijf zakelijk, zorg dat je jezelf aan je eigen termijnen houdt, dan kan geen enkele opdrachtgever bezwaar maken tegen herinneringen.

[scribent]

Ik heb een keer een debiteur gehad waarvan ik al het vermoeden had dat hij dubieus zou kunnen zijn. Het was een contact in het buitenland. Deze meneer had bijvoorbeeld geen website met contactgegevens.

Toch had ik zijn telefoonnummer opgeslagen in mijn mobiel, nog van het eerste telefoongesprek dat van hem uitging. Na een betalingsachterstand van 80 dagen en enkele vergeefse reminders per e-mail heb ik hem gebeld. Twee dagen was de factuur voldaan.

Ik denk dat telefonisch contact meer indruk maakt. Een mailtje kun je in de prullenbak gooien, met een telefoontje is dat anders.

[Mark]

In een boek over freelancen stond een aardige tip:
Zet erbij dat het 7% extra van het totaalbedrag kost als het niet binnen de betalingstermijn wordt betaald.
Goede stok achter de deur.

[Isabelle]

Hé Mark, mag dat wel? Ik bedoel, is dat juridisch in de haak? Ik zou dat nooit doen, pas na een forse betalingsachterstand. Leuker is het om een kleine korting te geven als de rekening binnen 14 dagen betaald wordt. Ik zet trouwens ook altijd 14 dagen erop. Met elke klant die zich daaraan houdt, ben ik blij.

Isabelle

[Mark]

In ieder geval klinkt de korting wel een stuk positiever.
Goede tip.

[erix]

Er is wel een verschil tussen wat mogelijk is en wat handig is, maar na het verstrijken van de betalingstermijn kan je als freelancer wettelijke handelsrente in rekening brengen.
Volgens de NVJ wisselt de hoogte maar is het momenteel 9,25% op jaarbasis. De rente gaat in na de betaalperiode (bv 30 dagen) na de factuurdatum (bv 1 april). Je kunt als freelancer op je factuur vermelden: "Vanaf 30 dagen na de factuurdatum bent u de wettelijke vertragingsrente exart. 119a Boek 6 BW verschuldigd ter hoogte van 9,25%."

Of dit een aantrekkelijke optie is hangt af van de hoogte van het bedrag en het soort relatie die je hebt met je opdrachtgever. M.a.w. het wordt kiezen of delen: afscheid nemen van kleine opdrachtgevers die slecht betalen of een grote klant wat harder achter de broek zitten als deze niet op tijd betaalt, met het risico dat met de laatste betaling ook de laatste opdracht is binnengehaald...

NVJ-leden (journalisten etc) kunnen een dergelijke vordering uit handen geven aan de NVJ, dus dat scheelt weer stress. Alles hierover in De Journalist van 27-1-06 of via de freelnace advies dienst van NVJ

En een korting werkt natuurlijk altijd beter!

[Jaap]

Sinds kort factureer ik kleinere opdrachten direct bij de opdrachtbevestiging. Het geld is dan soms al binnen als ik nog niet klaar ben. Bij grotere opdrachten laat ik een deel ook direct bij de opdrachtbevestiging betalen.

Ik had ook het probleem dat sommige klanten laat betaalden (geen kwade wil, maar vaak gewoon traag). Sinds enige tijd heb ik een coach en hij stelde voor om de rekeningen niet meer achteraf te sturen, maar (deels) vooraf. En - wellicht opvallend - ik heb nog geen klacht gehoord.

Voor onderhoudscontracten (ik bouw ook websites) wil ik gaan werken met een strippenkaart. Daarbij kopen klanten vooraf uren in (betalen dus vooruit). Daartegenover stel ik extra service, zoals analyse van bezoekersstatistieken.

Tot slot: ik hanteer ook een 14-dagen-termijn voor de betaling. En de herinnering verstuur ik pas na een maand. Zo kan ik toch op redelijk korte termijn de herinnering versturen zonder de klant het gevoel te geven dat ik er boven op zit.

[René]

Vooruit factureren werkt inderdaad prima bij grote bureaucratische opdrachtgevers, die altijd betalen, maar onuitstaanbaar langzaam. Elke factuur wordt daar volgens dezelfde procedurele routine afgehandeld, ongeacht of hij drie maanden na afloop of drie maanden vóór de start van een opdracht wordt gestuurd. Doe er je voordeel mee.

Maar kleinere opdrachtgevertjes waarderen het vaak niet om een factuur te krijgen voor er iets geleverd is.

[Annedien Hoen]

Ik laat mensen sowieso altijd een aanbetaling doen. Dit is een lekker gevoel want je hebt dan een groot deel van het risico weggenomen. Een collega van me drukte het prachtig uit:
"Dat voorschot is mijn contactsleutel. Je gaat toch ook niet naar de MediaMarkt, neemt een DVD-speler mee, sluit 'm thuis aan, constateert dat hij het doet en gaat dan naar de MediaMarkt om te betalen?".

Het verwonderde me in eerste instantie, maar deze aanpak werkt vlekkeloos. (Natuurlijk mede omdat ik gewoon netjes lever ;-)