Hoe declaratie privé betaalde kosten boeken in mijn Excel-boekhoudsheet?

[René]

Ik weet niet wat je met "tussenrekeningen" bedoelt. Dat woord komt op Lancelots niet voor. Misschien bedoel je dat in een normale boekhouding een inkoopfactuur eerst in het inkoopboek wordt geboekt als schuld aan een crediteur, waarna de betaling in het bankboek wordt geboekt als vereffening van die schuld.

Het voordeel daarvan is dat je alle financiële feiten m.b.t. de facturen in je boekhouding hebt, waardoor het boekhoudpakket btw-aangiftes en balansen kan produceren. Met zo'n eenvoudige excelsheet wordt dat bij grotere aantallen transacties een drama, lijkt me.

Wat de boeking in jouw sheet betreft, zie mijn eerste antwoord in deze discussie. Ik begrijp niet goed welk probleem je hier nog in ziet.

het gaat mij erom dat als ik bijvoorbeeld € 250,-- aan zakelijke reiskosten heb dat ik dan moet boeken:

Autokosten € 250,--
aan bank € 250,--

En dat een declaratieformulier de lading dekt..

Voor de rest gebruik je inkopen alleen als op rekening inkoopt en een factuur ontvang. Dat gebeurt bij mij niet. Dus ik boek nooit iets met "aan crediteuren"

maar altijd aan bank, omdat ik het meteen betaal via mijn zakelijke rekening.

Vraag 2: Als je diverse zaken koopt op 1 dag via pn. dan mag je daar toch 1 jnp van maken he?

[René]

Oorspronkelijk geplaatst door StevenSonneveld

Voor de rest gebruik je inkopen alleen als op rekening inkoopt en een factuur ontvang. Dat gebeurt bij mij niet.

Huh? Je moet een factuur hebben om btw te mogen terugvragen en kosten te verantwoorden.

Dus ik boek nooit iets met "aan crediteuren"

Ik weet niet of je daarmee wegkomt. Je moet er i.i.g. voor corrigeren rond de grenzen van het btw-aangiftetijdvak en het boekjaar. Want ook al boek jij hem niet, de schuld heeft wel bestaan en is fiscaal relevant (i.v.m. factuurstelsel en balans op overgang boekjaar).

Vraag 2: Als je diverse zaken koopt op 1 dag via pn. dan mag je daar toch 1 jnp van maken he?

Normaal is om elke transactie apart te boeken. Of transacties al dan niet op dezelfde dag plaatsvinden doet daarbij niet ter zake.

Als ik iets in een winkel pin gaat dat via de bank. Dus wat doe ik? Thuis in excel maak ik de jnp van bijvoorbeeld

kantoorkosten
te vorderen OB
Aan bank

Want het is immers meteen betaald

Ander voorbeeld. van de week krijg ik een factuur binnen van een contributiebetaling. Diezelfde dag heb ik deze nog betaald. ik heb de jnp gemaakt:

contributiekosten
te vorderen OB
aan bank

Kijk als je goederen aanhoudt dan betaal je niet dezelfde dag en dan zul je de goederen binnen moeten melden.

10 dagen later betaal bijvoorbeeld. En dan boek je volgens mij eerst
vrd goederen
te vorderen OB
Aan crediteuren

en als de betaling plaatsvindt boek je

crediteuren
aan bank

maar dat is bij detachering niet het geval dus vandaar dat ik zei (misschien kwam dat gek op je over) dat ik met dergelijke posten niets te maken heb. Ik koop 1 keer ene map en daar kan ik een jaar mee doen. etc etc. En ik ben ook niet zo dat als ik tabbladen koop voor € 1,20 dat ik dan € 0,23 cent moet declaren als te vorderen OB aangezien ik maandelijks 4.000 aan OB moet afdragen. Dat contrast is m.i. te groot

Alleen de reiskosten komen wellicht vaker voor


punt 2:

Geldt jouw antwoord ook als je bij wijze van spreken 3 transacties doet en allemaal betrekking heeft op bijvoorbeeld kantoorkosten? Dus van 1 groep

[René]

Oorspronkelijk geplaatst door StevenSonneveld

maar dat is bij detachering niet het geval dus vandaar dat ik zei (misschien kwam dat gek op je over) dat ik met dergelijke posten niets te maken heb.

Dat komt niet alleen gek over, dat kan fiscaal onjuist zijn. Er is geen uitzonderingspositie voor 'detacheren', dat is gewoon dienstverlening zoals alle andere freelancers/zzp'ers diensten verlenen. En die moeten allemaal facturen inboeken om correcte btw-aangiftes en balansen te kunnen maken.

Oorspronkelijk geplaatst door StevenSonneveld

Geldt jouw antwoord ook als je bij wijze van spreken 3 transacties doet en allemaal betrekking heeft op bijvoorbeeld kantoorkosten? Dus van 1 groep

Ja. Er zijn geen 'groepen' in je boekhouding. Normaliter boek je elke factuur en betaling afzonderlijk en splits je ze zonodig op naar verschillende grootboekrekeningen.

Wat is het verschil dan bij onderstaande voorbeelden:

1) Ik pin bij de V&D voor € 30,-- aan kantoorkosten.
Thuis maak ik in excel de volgende jnp
Kantoorkosten 25,21
te vorderen OB 4,79
Aan Bank 30,--

2) Daarna kom ik in een boekhandel en koop een agenda vor € 10,--
Ik maak weer dezelfde jnp
kantoorkosten 8,40
te vorderen OB 1,60
Aan Bank 10,--

3) als laatste koop ik iets bij Office center. Een pak papier zeg maar voor
€ 5,--
jnp luidt
Kantoorkosten 4,20
te vorderen OB 0,80
Aan Bank 5,--

In mijn beleving kun je dit toch allemaal in 1 keer boeken als:

kantoorkosten 37,81
te vorderen OB 7,19
Aan Bank 45,--

het enige verschil is dat je dit niet op je bankafschriften ziet maar die splitsing wel uit ziet bij de verschillende bedrijven.

Voor mijn 1e vraag:

Jij schreef: "En die moeten allemaal facturen inboeken om correcte BTW aangiftes en balansen te kunnen maken"

Ik zeg dan: Als ik geen jnp met crediteuren heb, maar alle via de bank meteen betaal krijg ik toch ook gewoon een goede BTW aangifte en kan ik toch ook een goede balkans maken?

[René]

Steven, ik heb hier geen zin meer in. Dit wordt een eindeloze discussie over elke afzonderlijke regel in jouw Excel-sheet. Wat ik kan doen is uitleggen hoe een boekhouding normaliter in elkaar steekt en volgens mij heb ik dat nu heel aardig gedaan.

Ok Rene, toch bedankt voor je tips! Je hebt me toch aardig op weg geholpen! ik ben gewoon nog wat onzeker of ik het wel goed doe

[Karian]

Oorspronkelijk geplaatst door StevenSonneveld

het gaat mij erom dat als ik bijvoorbeeld € 250,-- aan zakelijke reiskosten heb dat ik dan moet boeken:

Autokosten € 250,--
aan bank € 250,--

En dat een declaratieformulier de lading dekt..

Je rittenadministratie is hiervoor toch meer dan afdoende?

Voor de rest gebruik je inkopen alleen als op rekening inkoopt en een factuur ontvang. Dat gebeurt bij mij niet. Dus ik boek nooit iets met "aan crediteuren"

Als ik wat drinken koop in de supermarkt op de zakelijke rekening dan boek ik dat gewoon in bij facturen als een schuld aan een crediteur. Verschil met een 'inkoop op rekening' zoals jij het noemt is dat ik bij de supermarkt meteen betaal en ik dus maar een zeer kortlopende schuld heb die ik meteen vereffen.

Voor de duidelijkheid en netheid in je administratie wil ik je toch aanraden om alles dat je koopt te administreren als een inkoop bij een crediteur.

ok super bedankt!

mag ik je een voorbeeld geven wat ik dus nu geboekt heb?

Ik ontving een factuur van een contributie. ik ontving deze factuur 's morgens en 's middags betaald ik deze factuur al per bank.

Ik heb nu de volgende jnp's gemaakt in excel:

Contributie
te vorderen BTW
aan crediteur ...
+
Crediteur...
aan bank

Klopt dit dus?


hoe verwerk je eigenlijk als je kantoorbenodigdheden koopt in een winkel en je betaald per pin. Je ontvangt dan een bon (voor de BTW aftrek). ik heb dit geboekt als:

kantoorbenodigdheden
te vorderen BTW
aan Bank