Relatie met je boekhouder

[katsarchitecten]

Een relatie moet groeien...

voor mij is het ook allemaal erg nieuw. Ben een architect en dus geen boekhouder. Het bijhouden van een administratie is niet zo moeilijk, maar er een bijhouden die boekhoudkundig goed in elkaar steekt is een ander verhaal, ieder zijn eigen vak tenslotte.

Maar natuurlijk moet een relatie groeien. en van de boekhoudfouten die ik maak leer ik weer en zo zal het voor zowel mij als mijn accountant steeds prettiger werken worden.

Ik heb in ieder geval het idee dat hij mij goed informeert. ben natuurlijk wel benieuwd wat het afgelopen jaar inhoudt voor de inkomstenbelasting...

[alfred]

De aanlever frequentie is eigenlijk het sleutelwoord. Toen ik zelf begon om als boekhouder freelancers te adviseren realiseerde ik me dat niet eens. Wat ik wel belangrijk vond -daar heb ik trouwens ook thuis al aardig wat huishoudpot discussies over gehad- is dat je een goed inzicht in je financien hebt.
Daarom liet ik klanten per kwartaal aanleveren.

Kijk bij een groot bedrijf gaat een accountant vaak uitgebreid zitten aan het einde van de inboekperiode en bespreekt de resultaten met zijn klant. Maar dat kost veel blabla en dus veel geld. Bij een freelancer is er weinig geld maar wel de behoefte aan inzicht in je financien.

Ook daarom is het belangrijk dat je boekhouder je administratie per kwartaal ziet. Als hij 1x per jaar voldoende vindt moet je het eigenlijk niet vertrouwen tenzij je een jarenlange relatie hebt. Vervolgens moet je vooral in het begin van de relatie regelmatig vragen of hij een inschatting kan geven hoeveel je moet betalen (stay in control !).

Daarmee geef je aan dat je dat onderwerp belangrijk vindt en zal hij - als hij attent is - dit oppakken en ook zelf sneller met nuttige infomatie komen.

Het moet dus ook vanuit jezelf komen

[Isabelle]

Oorspronkelijk geplaatst door JP (één)

Wij hebben alle vier een arbeidsovereenkomst met onze BV en zijn dus behalve aandeelhouder ook "gewoon" werknemer (dat is een heel bewuste keuze geweest).
We krijgen daarom een vast loon, waarbij we rekening hebben gehouden met het door de fiscus gestelde bodembedrag. Je wordt als aandeelhouder / directeur verondersteld iets van € 38.000 aan salaris te ontvangen.
Als ik nu op vakantie wil, behoud ik mijn recht op salaris.

De winst die we hopen de maken, wordt niet als salaris uitbetaald. Na afsluiting van een boekjaar gaan we over tot het uitkeren van divident. De winst krijg ik niet als werknemer, maar als aandeelhouder uitbetaalt.

Bedoelde je dat?

Ja dat bedoelde ik JP. Het klinkt heel zorgvuldig en duidelijk.

Hebben jullie die afspraken zelf in elkaar gezet of heb je daarbij ook een boekhouder/accountant bij laten adviseren?

[JP (één)]

Tja. dat is een vreemd verhaal. We hebben ons door professionals laten adviseren, maar ook veel info bij relaties ingewonnen. De professionals die wij hebben ingehuurd, bleken toch meer van het standaardwerk te zijn (inderdaad kats, relaties moeten groeien).

Uiteindelijk hebben we er zelf vrij veel tijd ingestoken, omdat wij wisten wat er gerealiseerd moest gaan worden. Een essentieel punt is natuurlijk dat je zaken niet zomaar aan anderen overdraagt, maar dat JIJ de regie houdt. En voordat je keuzes maakt is het goed te weten waarom je aspecten van belang vindt en welke alternatieve oplossingsrichtingen er zijn.

Overigens zouden we andere starters goed kunnen helpen in dit proces.

[katsarchitecten]

JP (één), je hebt helemaal gelijk. Als je de regie verliest en dus geen controle meer kunt hebben wat je doet, gaat er iets mis. Dit geldt trouwens algemeen voor alle werkzaamheden die je doet.

[alfred]

Voordat je in een BV gaat zitten moet er toch wel wat water door de Rijn stromen. Van de 10 BV klanten die bij ons binnenlopen gaan er 9 de deur uit als eenmanszaak en waar je vaak tegenaan loopt zijn BV'tjes die eigenlijk nooit BV hadden moeten worden met alle ellende van dien wat veel tijd en geld kost om te herstructureren.

Het is helemaal waar dat je regie moet houden - psvr gaat niet voor niets 50% de pottebak op binnen 5 jaar - maar je hebt van meet af aan iemand nodig die wilt begrijpen wat belangrijk is voor jou. En naar mijn mening is dat heel simpel 'INZICHT IN JE ZELF...INZICHT IN JE EIGEN FINANCIELE HUISHOUDING'.

Als je freelancer zonder personeel bent is het op zich niet al te complex maar doordat je vaak zelf geen ervaring hebt met cijfers en belastingen en vaak ook heeeeeeeeeeeeeelemaal geen zin (de linker kwab wil namelijk ook wat) in dat soort zaken is het des te belangrijker dat je een geschikte rechterhand hebt. Die relatie moet inderdaad groeien maar voordat je die relatie kunt laten groeien moet je hebt hebben van je keuze...en dat is vaak de intuitie.

KERNVRAAG dus: hoe help ik mijn intuitie een handje?!?

[Isabelle]

Nou, toen ik een adviseur zocht heb ik mijn intuïtie wel een beetje gestuurd denk ik. Ik heb gekeken of de aviseur:
- begreep wat ik ging doen
- en waarom
- aanvoelde welke ambitie ik had
- me serieus nam
- geduldig was in het uitleggen van ingewikkelde zaken
- en goed kon uitleggen zodat ik, linkerkwabgeorienteerde, het allemaal snapte
- me veel uit handen wilde nemen
- goed bereikbaar was
- me achter de broek zat als er belastingtechnisch iets moest gebeuren
- of de gesprekken een beetje gezellig waren
- qua zakelijk een duidelijke regeling had (abonnement met gespreide betaling)

Nou, dat klopte allemaal en na 5 jaar heb ik nog steeds dezelfde.

[erix]

Ik heb geen relatie met mijn boekhouder
Maar ik heb wel na 5 jaar freelancen besloten van een boekhouder (BTW en Jaarrekening, geen aangifte en fiscaal advies) over te stappen naar een echte accountant. Het werd te complex (hypo, ondernemer1, ondernemer2, loondienst); ik ben erg blij dat ik de boel uit handen heb gegeven.

Zo'n besluit hangt voor veel freelancers wellicht ook af van het kostenplaatje. Ik weet van mijzelf in ieder geval dat ik het in den beginnen idioot vond om enkele honderden euro's uit te geven aan iemand die mijn administratie gedeeltelijk zou afwerken. Maar ik draaide toen een veel lagere omzet dan nu. M.a.w. op ene zeker moment wordt het aantrekkelijk om zaken uit te besteden.

Nu denk ik: laat iedereen vooral doen waar hij/zij goed in is. Maak gebruik van expertise. Dus heb ik onlang voor het eerst maar een echte (beginnende) webdesigner ingeschakeld voor restyling van mijn site. Oef, 10x beter dan mijn eigen HTML-gerommel.

[katsarchitecten]

Ik heb meteen al voor het eerste jaar een accountant ingeschakeld. Voordat ik als zelfstandige/ freelancer startte deed ik bijvoorbeeld belastingaangiftes altijd zelf, zonder al te veel problemen.

Maar nu dacht ik, dit wordt mij nu (ook de prive situatie erbij opgeteld, mijn vriendin is ook freelancer) iets te ingewikkeld, en daarbij heb ik ook niet zo heel veel zin in het maken van jaarrekeningen, balansen, aangiftes doen etc.

Heb kort geleden de resultaten gekregen van mijn accountant, en ik moet zeggen dat ik daar erg tevreden over ben.

Ik ben blij dat ik meteen gekozen heb voor een accountant, dan bouw je vanaf de start al meteen een overzichtelijke en werkbare administratie op.

Natuurlijk kost het wat, maar ieder zijn eigen expertise, toch?

[alfred]

Maar hoe vaak hebben jullie contact me je boekhouder/accountant enz...
what's in a name