Factuur per mail

[Isabelle]

Hoi allen,

Ik kreeg pas geleden een factuur over de mail voor het opmaken van een advertentie. Toevallig kostte het me wat moeite om de factuur netjes op 1 A4 geprint te krijgen. Je moet zo'n factuur ten slotte aan je boekhouder geven. Ik was dus eigenlijk niet zo blij met die electronische factuur. Naar mijn idee leg je dan extra 'administratieve last' bij je klant. Bovendien hebben mailtjes bij mij soms wat minder aandacht dan een brief.
Wie stuurt er facturen over de mail?

Isabelle

[René]

Ik denk er net zo over. Facturen per e-mail hebben voor de ontvanger geen voordelen, slechts voor de verzender. Met buitenlandse partijen, webdiensten e.d. ontkom je soms niet aan digitale facturen, maar van Nederlandse dienstverleners wil ik toch echt graag papieren facturen ontvangen.

Strikt genomen moet je aan strenge voorwaarden voldoen om elektronisch te mogen factureren. In de praktijk kun je je afvragen wat het verschil is tussen een verzender die op "Print" klikt en een ontvanger die dat doet.

[JP (één)]

Ik werk ook met fysieke facturen. En ik wil ze bij voorkeur ook ontvangen.

Het kan voor de ontvanger echter prima zijn als er met digi-facturen wordt gewerkt. Dat geldt bijvoorbeeld voor de B2C-markt. Op die markt scheelt het Nuon, Essent en KPN grote bedragen, en dat heeft ook voor de klant voordelen (minder papieren post en mogelijk lagere kosten).

Was de ontvangen digi-factuur niet eenvoudig als PDF op 1 A4 te printen?

[Jaap]

Tja, ik verstuur vanaf de start van mijn bedrijf (jan 2005) alleen digitale facturen. Strikt genomen moet de klant toestemming geven. Maar ik heb nog nooit een klant er over horen klagen. Als de klant het niet zou willen zou ik hem alsnog de factuur per post sturen.

Het klopt dat je een extra actie van de klant vraagt: deze moet het zelf gaan uitprinten voor zijn administratie. Maar ook daar heb ik nog nooit een klacht over gehoord. Ik werk vrijwel alleen in de B2B-markt en ik denk dat het juist voor die markt zeer geschikt is, omdat iedereen op zijn werkplek wel de gelegenheid heeft om het uit te printen.

Facturen maak ik met OpenOffice (een soort MS Office maar dan gratis), waarmee ik direct een PDF van mijn factuur kan genereren. Het is ook altijd één A4.

Voor mij werkt het bijzonder efficiënt, omdat het versturen van een factuur mij weinig tijd kost. Ook de kosten van verzending bespaar ik. Ik heb bijvoorbeeld geen briefpapier en geen speciale enveloppen met logo. Bij de start vond ik dat zonde van het geld en tot nu toe heb ik het nog nooit nodig gehad. Eerlijk gezegd raad ik het iedereen aan.

[JP (één)]

"Ieder nadeel heb zijn voordeel?"

Een van de voordelen van het duurdere fysiek factureren is toch wel dat het een hele kick om wel je eigen briefpapier en enveloppen te zien.
En het doet wat (misschien maar marginaal) met je naamsbekendheid. Het rondzwervende drukwerk wordt gezien en blijft zo toch bij een aantal mensen hangen.

[AngTalunin]

Ik geef de voorkeur aan het ontvangen van digitale facturen. Mijn boekhouder bevind zich niet in Nederland, waardoor ik hem alles digitiaal moet sturen.

Facturen die ik niet digitaal ontvang kosten mij extra werk omdat ik deze moet scannen.

Voordeel van het digitaal hebben van alle facturen is dat hier eenvoudig backups van te maken zijn, zodat ik mijn administratie nooit zal kwijtraken.

Ik verstuur zelf ook vrij veel facturen en ongeveer 5% van mijn zakelijk klanten heeft aangegeven de voorkeur te geven aan een factuur per post. Mijn klantenkring bestaat voornamelijk uit IT-bedrijven en particulieren, dat kan wellicht het lage percentage verklaren...

[Niels Arts]

Ik stuur mijn facturen per post, maar herinneringen op facturen (waarbij ik de factuur digitaal toevoeg) wel per e-mail. Scheelt weer wat tijd...

[Annedien Hoen]

Een voordeel van facturen per email sturen is dat er geen fossiele brandstoffen aan besteed worden voor bezorging. Ik weet niet hoe veel facturen er door het land heen verstuurd worden maar volgens mij kan je best een deuk in die cijfers slaan door structureel te mailen.
Gezien het feit dat we deel uitmaken van een ecologie zal emailen ook wel fossiele brandstoffen vereisen (stoken van electriciteitscentrale, auto van de beheerder van het serverpark van de vierde node in de backbone van de ...blablabla
Maar wat waar is, is waar...verzenden als PDF vind ik prettig, ontvangen als PDF vind ik irritant
Wat nu?!

[erno@ernohannink.nl]

Gewoon blijven versturen in PDF en dan wen je vanzelf aan het ontvangen van de PDF. Zelf geen enkele moeite met ontvangst van PDF (verzenden ook niet )

[erix]

Heb zojuist mijn eerste pdffactuur verzonden , naar Suriname wel te verstaan. We moeten niet zeuren, we kunnen bijna alles online (mijn nieuwe printer zet zelfs koffie als ik hem een mailtje stuur); het is gewoon een kwestie van wennen. Maar uitprinten hoort er bij, aangezien de fiscus graag een mapje vasthoudt waarin gebladerd kan worden. je moet voorkomen dat in dei wirwar van data op je pc delen van je admin verloren gaan (bijvoorbeeld tijdens de migratie naar een nieuwe pc).