Slechte briefing

[Kaki]

Hoi,

Sinds een klein jaartje ben ik aan het werk als freelance schrijfster. Een maand geleden heb ik een nieuwe opdracht gekregen, om de naamsbekendheid van een bedrijfje te vergroten. Dat willen ze graag middels social media, e-mailmarketing en aanpassingen op de site doen.

Waar ik een beetje tegenaan loop is dat ik eigenlijk geen briefing heb gekregen. Mijn opdrachtgever is niet duidelijk in wat hij wil, en wisselt ook vaak van gedachten. Bovendien heeft het bedrijf geen communicatiestrategie, geen marketingplan en geen idee over wie hun doelgroep is. Ik had verwacht dit te kunnen gebruiken als uitgangspunt voor een social media strategie en e-mailmarketingplan. Of eigenlijk zelfs al verwacht dat dit plan er al lag, en ik het enkel hoefde uit te voeren. Ik krijg geen input en word geacht 'maar wat te doen'. Daar komt nog eens bij dat de benodigde software e.d. die nodig is om mijn werk te doen, niet aanwezig is. Ook dat moet ik maar 'even' regelen.

Ik heb het gevoel dat ik een heleboel werk moet verzetten wat ik niet had voorzien, en waar ik ook eigenlijk niet heel erg goed in ben. Aan echt schrijven kom ik amper toe. Ik ben een beetje gefrustreerd en voel dat ik veel tijd kwijt ben aan randzaken en weinig werk af krijg.

Eigenlijk ben ik een beetje op zoek naar advies over hoe ik verder moet gaan. Mijn gevoel zegt een gesprek aangaan om verwachtingen van beide kanten uit te spreken, waaruit misschien blijkt dat ik de opdracht moet afbreken omdat ik niet geschikt ben voor de opdracht. Mijn hoofd zegt dat ik dat niet kan maken, en ik mij ontzettend moet gaan inlezen in marketingboeken en -literatuur om met een aanpak te komen (wat mij ontzettend tegen staat).

Ik weet in ieder geval wel dat ik het met een volgende opdracht anders ga aanpakken en ervoor zorg dat dit soort dingen duidelijk zijn voordat er een offerte wordt getekend.

Dank!

[Marjan]

Wat staat er in je offerte die ze hebben getekend? Ik neem aan dat je daarin bepaalde diensten hebt aangeboden tegen een bepaald tarief. Heb je hierin benoemd wat de randvoorwaarden zijn c.q. welke middelen je de beschikking over moet hebben om de opdracht uit te voeren?

Als ik jou was zou ik voor mezelf duidelijk op een rijtje zetten wat je nodig hebt om de opdracht uit te kunnen voeren en dan in gesprek gaan met de opdrachtgever. Als deze heel andere ideeen heeft over welke werkzaamheden tot de opdracht behoren dan jij, kun je naar mijn mening met goed fatsoen de opdracht afbreken.

En ja, het is wel handig dit in de toekomst op voorhand te toetsen en vast te leggen.

[CrammC]

Sowieso nog een keer om de tafel gaan zitten met deze opdrachtgever, het project goed afbakenen met concrete taken en per taak een duidelijk uurtarief/prijs vaststellen.

Zonder briefing kun je nu eenmaal niks gaan doen, en als je dat wel zou doen, is de kans groot dat de opdrachtgever iets heel anders had verwacht.

En mocht jij het idee krijgen dat je dingen moet doen waar je niets over weet/niet goed in bent, dan kun je de opdracht inderdaad gewoon afbreken in goed overleg.

[Ronvanderkolk]

Wat heb je uiteindelijk gedaan, Kaki?

Als freelancer werk je projectmatig. Een cursus projectmanagement is daarom geen overbodige luxe. Dan leer je o.a. dat je vooraf moet kijken of je alles hebt om het project te starten, en af moet spreken wat het project op moet leveren. Nu ben je zomaar ergens aan begonnen.

Je kunt de opdracht niet zomaar eenzijdig afbreken. Door aan te opdracht te beginnen ben je akkoord gegaan met de briefing, dus je kunt niet achteraf zomaar zeggen dat die niet voldoende was.

Een goed gesprek met je opdrachtgever is altijd zinvol, om alsnog goede afspraken te maken of samen te concluderen dat je beter kunt stoppen.