Urenregistratie - eisen?

[Sam3284]

Hallo,

Wat zijn eigenlijk de eisen die gesteld worden aan een urenregistratie voor het in aanmerking komen van het urencriterium?

Moet er precies het tijdstip vastgelegd worden als in:
"17.00 - 22.00 maandag 7 juli 2009 - factureren" ?

Of volstaat een algemene omschrijving als:
"5 uur op maandag 7 juli 2009 - factureren" ?

Kan een factuur die verstuurd is aan een opdrachtgever ook dienen als bewijs?

[ramon fincken]

Heb je hier al gekeken?

http://www.lancelots.nl/bedrijfsvoering/administratie
http://www.lancelots.nl/bedrijfsvoering/factureren

[Pet]

Ramon, dat is interessant, maar het geeft geen antwoord op de vraag wat het criterium is. Moet je precies weergeven wanneer je iets hebt gedaan, of mag je ook een globaal lijstje bijhouden per dag, per week of per maand? Ik doe namelijk het laatste. Als ik het zo precies wil doen als in het voorbeeld, kost alleen het uren bijhouden me al een uur per week. Vind ik nogal zonde van de tijd.

[René]

Dit soort dingen zijn denk ik niet zo eenduidig. Het is ter beoordeling van de belastinginspecteur, en eventueel van de rechter.

Ik heb een keer uit pure interesse wat uitspraken van rechters bekeken en ik herinner me vaag een geval van een paardenhouder, die elke ochtend van 7:18 tot 8:14 of zoiets bezig was met water halen voor de paarden, want ter plaatse was geen waterleiding. Dat vond de rechter niet geloofwaardig, want een Echte Ondernemer zou zorgen voor een efficiëntere watervoorziening.

Aan de andere kant declareren managementconsultants moeiteloos 8 uur per werkdag voor bij de koffieautomaat staan, en ik denk niet dat een rechter dat in twijfel zou trekken, ook al zijn er efficiëntere manieren om een toko te managen en koffie te schenken.

Met andere woorden, administreer het zo goed als je in redelijkheid kan, en zorg voor een overtuigend verhaal.

Oorspronkelijk geplaatst door Sam3284

Kan een factuur die verstuurd is aan een opdrachtgever ook dienen als bewijs?

Als die factuur geaccepteerd en betaald wordt, dan bewijst hij bepaalde facturabele uren, lijkt mij. Maar ook niet-facturabele uren tellen mee voor het urencriterium in de inkomstenbelasting.

[ramon fincken]

Oorspronkelijk geplaatst door Pet

Ramon, dat is interessant, maar het geeft geen antwoord op de vraag wat het criterium is. Moet je precies weergeven wanneer je iets hebt gedaan, of mag je ook een globaal lijstje bijhouden per dag, per week of per maand? Ik doe namelijk het laatste. Als ik het zo precies wil doen als in het voorbeeld, kost alleen het uren bijhouden me al een uur per week. Vind ik nogal zonde van de tijd.

Als ik me niet vergis zit er op die 2 links een pagina die meer over het urencriterium verteld.
Ik houd enkel uren bij als iets meerwerk is of per uur gaat in een excell (openoffice calc) sheet.

[Roel Jongman]

Oorspronkelijk geplaatst door Pet

Ramon, dat is interessant, maar het geeft geen antwoord op de vraag wat het criterium is. Moet je precies weergeven wanneer je iets hebt gedaan, of mag je ook een globaal lijstje bijhouden per dag, per week of per maand? Ik doe namelijk het laatste. Als ik het zo precies wil doen als in het voorbeeld, kost alleen het uren bijhouden me al een uur per week. Vind ik nogal zonde van de tijd.

Om die vraag van de topic starter en jou te beantwoorden. Ik kan mij niet voorstellen dat het de belastingdienst iets kan schelen of je van 7-12 aan iets hebt gewerkt of van 17-22uur.

de belastingdienst hanteert over het algemeen voor alle voorwaarden een redelijkheids en billikheidseis. Kortom als het redelijk en billijk overkomt zullen uren snel worden geaccepteerd. Als jij gewoon dagelijks een aantal uren bezig bent voor je bedrijf (al dan niet declarabel) dan zal een tijdstip indicatie niet nodig zijn. Maar werk je sterk afwijkende uren, bijvoorbeeld 2 hele lange dagen en de rest van de week niet dan is het verstandig een uitgebreiderre administratie bij te houden.

Laat ik een voorbeeld noemen, stel je bent organisator van een feesten en regelmatig organiseer je in het weekend 2 daagse feesten. Je zult dan naast de voorbereiding door de weeks ook veel uren in het weekend werken 25-30 uur in 2 dagen zal niet vreemd zijn, daarnaast zul je in de winter minder feesten hebben als van de zomer. Op dat soort momenten is een gedegen urenadministatratie (desnoods met tijden) en andere bewijsmiddelen belangrijker als wanneer je gewoon elke dag werkt en dan eens aan een opdracht zit en dan weer aan de administratie.

Al met al hangt heeft het dus ook met je persoonlijke situatie te maken. Het belang van een goede registratie ligt veel meer in het feit dat jij over 1-2 jaar (als de controle komt voor dat boekjaar) echt niet meer weet wat je toen waarom hebt gedaan. De belastingdienst is er niet op uit om jou buiten de ondernemersfacaliteiten te houden maar wil wel goede en duidelijke antwoorden op vragen over de gemaakte uren waardoor je er recht op hebt. dat lijkt me redelijk.

Het is zaak om tijdens de opstart ook financieel er rekening mee te houden dat je bepaalde faciliteiten nog niet krijgt in het eerste jaar. Daarmee voorkom je dat je je rijk rekent en financieel in de problemen komt.

[lyonesse]

In diverse topics zijn diverse handige tooltjes langsgekomen om snel en efficiënt je tijd te registreren.

Ik werk zelf hele onregelmatige uren (erg verspreid over de dag/week), dus zet ik 't wel degelijk gelijk in m'n programmaatje. Hoef ik er niet meer aan te denken, maar alleen af en toe een printje te maken.
Daarbij hou ik ook het soort uren bij dat ik aan mijn bedrijf besteed, al was het maar omdat ik het zelf interessant vind om te weten waaraan ik nou precies m'n tijd besteed.
Soms schrik ik pas bij het tijdschrijven van het aantal uren dat ik bezig ben geweest om bijvoorbeeld vakinformatie te lezen of heb rondgesurfd voor SEO-info!! How time flies when you're having 'fun'.

Wil je het toch globaler houden, houd dan toch in het begin (gedurende minstens een - normale - maand) e.e.a. wat gedetailleerder bij. Zodra je daar een rode draad in kunt ontdekken, kun je het op basis daarvan globaler bijhouden.

Globaal heeft ook risico's: mijn zus had - op basis van een initiële solide rode draad - zo ongeveer een vast lijstje per maand opgesteld, ging jaren goed. Tot het najaar dat ze plotseling het ziekenhuis in moest en daarna nog 2x vanwege complicaties. Bij elkaar heeft ze alleen al 3 maanden in het ziekenhuis gelegen en was ze dus tegelijkertijd 25% van haar 'normale' uren kwijt. Geen urencriterium gehaald dat jaar, dus in een jaar van minder inkomsten óók nog eens minder aftrekposten (= méér belasting).
Inmiddels schrijft ze haar uren weer gedetailleerd.

Groeten, Renée