Facturen laten sturen, ipv zelf sturen

[nancy_kelpie]

Wat bij mij erg goed hielp was om een mailtje te sturen met daarin het gedeelte over betalen uit de algemene voorwaarden te kopiëren. Daar staan dan dingen in over rente en dat ze deurwaarder moeten betalen mocht ik die sturen. Ik zeg er dan ook een datum bij wanneer ik gebruik ga maken van die algemene voorwaarden.

[adraanb]

Ik zit nu ook te kijken naar dat factoring. Ik las ergens dat ZelfstandigenFonds Nederland ook een dergelijke dienst aanbiedt, tegen 2% van het factuurbedrag. Alleen kan ik hier nergens iets over vinden. Weet iemand hier iets over?

Ik wordt een beetje moe van het continu mailen en bellen over facturen en denk dat een dergelijke oplossing wel zijn voordelen heeft. Het is dan strak, ik heb continu geld en het staat volgens mij wel professioneel, aangezien de grotere bedrijven eenzelfde beleid voeren. Wel zou ik willen dat het een beetje aansluit op mijn betalingstermijn en ze geen oorlog met mijn klanten gaan voeren.

Maar wat ik eigenlijk wil weten. Heeft er iemand hier ervaring mee? En weet iemand waar meer info over ZelfstandigenFonds Nederland staat, dus over het factoring voor freelancers? Of alternatieven?

Bedankt!

groet,
Adriaan

[Elwin]

Oorspronkelijk geplaatst door adraanb

Ik zit nu ook te kijken naar dat factoring. Ik las ergens dat ZelfstandigenFonds Nederland ook een dergelijke dienst aanbiedt, tegen 2% van het factuurbedrag. Alleen kan ik hier nergens iets over vinden. Weet iemand hier iets over?

Ik wordt een beetje moe van het continu mailen en bellen over facturen en denk dat een dergelijke oplossing wel zijn voordelen heeft. Het is dan strak, ik heb continu geld en het staat volgens mij wel professioneel, aangezien de grotere bedrijven eenzelfde beleid voeren. Wel zou ik willen dat het een beetje aansluit op mijn betalingstermijn en ze geen oorlog met mijn klanten gaan voeren.

Maar wat ik eigenlijk wil weten. Heeft er iemand hier ervaring mee? En weet iemand waar meer info over ZelfstandigenFonds Nederland staat, dus over het factoring voor freelancers? Of alternatieven?

Bedankt!

groet,
Adriaan

Beste Adriaan,

Mijn ervaring is dit soort bedrijven zijn echt niet op een achterhoofd gevallen om jouw vooraf te betalen en dat vaak niet geincasseerd kan worden. Heb dit ook al eens gedaan met vordering van 1200,- euro echter helaas!

Als ze al weten dat er niks te halen valt, willen ze het echt niet overnemen. Denken ze hiermee kunnen we wat krijg je heel weinig geld ervoor terug of willen ze alleen grotere aantallen en al helemaal niet:

O die betaald altijd, dus factureer ik zelf. A die wanbetaler die laat ik door hun doen.

Heb dit aan het begin ook gehad. Ik werd er zelf ook niet helemaal 100% van. En dacht hé dit is niet echt een leuk stukje ondernemen. Ik heb overal wel geinformeerd, verschillende mogelijkheden bekeken hoe ik dit kan oplossen.

Conclusie:

- Bedragen gewoon per jaar factureren (wat ik eerst per maand deed)
- Facturatie per e-mail (scheelt heleboel postzegels bij grotere aantallen)
- Sommatie / aanmaning alleen per post

En je moet een programma hebben die dit veelal regelt. Ik zie precies wanneer betalingstermijn is verstreken en hou dit steeds strak in de gaten. Weet dus ook wanneer ik die herinnering heb verstuurd. Elke keer als de datum verloopt.

Heb veel geprobeerd met verschillende datums maar met mijn bedragen wil ik dat alle bedragen sowieso binnen 30 dagen binnen zijn. En echt waar, het is me gelukt. Dacht eerst, wellicht veels te scherp en klant onvriendelijk, maar geen klachten ontvangen of vreemde berichten gehad in de mail box.

Maar goed als het om 800 euro gaat zou ik ze wel even wat langer de tijd geven. En laat je emotie nooit spelen, dan hebben ze je gewoon in de tang.

Gewoon strakke procedures dit houd je constant vol, ook echt daadwerkelijk gewoon uithanden geven (incasso/deurwaarder). Heb je bij een enkele meer persoonlijke sfeer, kan je altijd iets soepeler zijn maar ook hier houd het strak bij.

[adraanb]

Bedankt voor je reactie!

Ja, ik had ook wel door dat een dergelijk bedrijf niet voor niets bestaat en ook geld wilt verdienen. Maar een 2-3% zou ik er wel voor over hebben. Ik zie het een beetje als een boekhouder, alleen dan voor mijn facturatie. Als je begrijpt wat ik bedoel.

Je hebt ook pakketten (online en offline) waarmee je het kan automatiseren en dat is wellicht ook een goede optie.

Ik zoek gewoon een manier waardoor ik er niet aan hoef te denken. Dus geautomatiseerd zou ook al een mooie oplossing zijn. Vooral de aanmaningen zijn bij mij veelal via de telefoon en 'persoonlijke' berichten. Hier baal ik nu een beetje van, aangezien je dan snel een persoonlijke toon aanslaat en dit veelal misbruikt wordt. Precies zoals je aangaf...

groet,
Adriaan

[lyonesse]

Oorspronkelijk geplaatst door adraanb

Vooral de aanmaningen zijn bij mij veelal via de telefoon en 'persoonlijke' berichten. Hier baal ik nu een beetje van, aangezien je dan snel een persoonlijke toon aanslaat en dit veelal misbruikt wordt.

Dag Adriaan,

Alhoewel debiteurenbeheer (want zo heet het) ook uitbesteed kan worden, vind ik het zo'n belangrijk onderdeel van je bedrijfsvoering dat je het m.i. zelf moet blijven doen. Het is misschien niet altijd even leuk, maar het hoeft zeker niet altijd vervelend te zijn!

Goed debiteurenbeheer begint al bij de basis.
Zelf factureer ik juist wél per maand: de bedragen zijn dan kleiner (dus laagdrempeliger) en als het een keertje misgaat, ga je niet voor het volle pond het schip in.

Ga eerder in het proces over tot persoonlijk contact. Als je daarmee wacht tot de aanmaning (waaruit ik gemakshalve concludeer dat je daarvóór minstens 1 herinnering hebt gestuurd) is aan jouw kant de irritatie waarschijnlijk al zo hoog opgelopen dat het geen prettig gesprek meer kán zijn.
Pak de telefoon bij het overschrijden van de betaaltermijn met ca. een week en informeer vriendelijk of de factuur misschien niet binnen is gekomen/niet helemaal goed was/er anderszins iets niet in orde is of was??? Als de respons "Ach jee, helemaal vergeten!!" staat het geld waarschijnlijk omgaand op je rekening, zeker als je vriendelijk gevraagd hebt wanneer je de betaling tegemoet kunt zien. Aangezien de klant dan een datum voorstelt, is de kans groter dat die afspraak (want dat is het) nagekomen wordt.

In dit stadium is het nog een vrij onschuldig telefoongesprek. Als er echt problemen zijn aan de andere kant, kun je nu ook gelijk al een betalingsregeling afspreken of een anderssoortige afspraak maken. Zijn er geen problemen anders dan vergeetachtigheid, dan kun je er ook nog een 'commercieel' (niet alleen verkoop, maar ook onderhoud van het contact) gesprek van maken: "nu ik je toch aan de telefoon heb ...".

Stuur pas een herinnering als deze stap geen resultaat heeft opgeleverd.
Maak die persoonlijk: refereer aan het telefoongesprek en de inhoud daarvan en geef een uiterste betaaldatum (i.p.v. betaaltermijn).
Vergeet niet aan het einde van je brief (want dat is het eigenlijk) alvast je excuses aan te bieden voor het geval betaling en herinnering elkaar gekruist hebben.

Nog geen resultaat? Tijd voor een aanmaning, waarin je omgaande betaling verlangt (wederom met vermelding van de uiterste betaaldatum) en vermeldt duidelijk, met naam en toenaam, het incassobedrijf waar je de vordering bij uitblijvende betaling aan zal uitbesteden. Er zit dus geen sommatie meer na de aanmaning.
De toon van de aanmaning is niet meer vriendelijk, maar puur zakelijk en behoorlijk standaard. Hanteer geen enkele marge: overschrijding is uitbesteding.

Mensen kunnen je niet meer 'misbruiken' dan jij het toelaat.
Zorg dus dat je je werkwijze en alle termijnen van te voren goed op een rijtje hebt (anders gezegd, dat je een helder beeld van je grenzen hebt), dan kun je juist een persoonlijk en zelfs prettig telefoongesprek voeren, dat zelfs de kans heeft een onbedoeld positieve uitwerking te krijgen (beter contact met je klant, misschien zelfs meer werk, ...).
Ik zou zeker het eerste deel van het debiteurenproces om die reden niet aan een ander over willen laten.

De agenderingen voor dit proces kunnen inderdaad goed geautomatiseerd worden, al zou je daarvoor maar Outlook o.i.d. gebruiken. Je hoeft er in ieder geval niet speciaal een boekhoudpakket voor aan te schaffen.

Groeten, Renée

[adraanb]

Hoi Renée,

Bedankt voor je uitgebreide uitleg. Ik ben het er absoluut mee eens!

Je hebt op deze manier nog persoonlijk contact en ik vroeg me eigenlijk af of het niet beter is om het juist niet persoonlijk maar gelijk formeel te doen. Ik dacht dat het juist zakelijk en professioneel zou overkomen. Immers hebben alle bedrijven als telecom, hosting, etc. dit ook allemaal strak. Zelfs mijn tandarts gebruikt factoring. Maar wellicht is automatiseren al een goede manier om het voor mij wat strakker en overzichtelijker te krijgen.

In mijn situatie, waardoor ik aan een dergelijke oplossing zat te denken, heb ik het hele traject al ruimschoots afgelegd. Het gaat om een totaal bedrag van cq 12.000,-. Verdeeld over 5 factureren, waarbij de eerste 147, 72 en 63 dagen oud zijn. Na een keer of 5 gebeld te hebben, 3x een aanmaning en 2x een mail naar de eigenaar (die ik persoonlijk ken) en een persoonlijk gesprek. Vind ik het wel welletjes en heb ik net een laatste mail gestuurd met een datum en melding dat ik het hierna uit handen geef. Morgen bel ik nog 1 keer na en dan hoop ik duidelijkheid te krijgen. Ben volgens mij wel redelijk geweest.

Wel merk ik dat ik veel moet leren wat betreft debiteurenbeheer. Voornamelijk omdat ik de mensen persoonlijk ken en er zo nu een dan een biertje mee doe. Dan is het, voor een starter als ik, moeilijk om zakelijk te blijven en hier kijk ik dan ook niet heel erg positief op terug. Ligt natuurlijk grotendeels bij mij, maar je verwacht het ook niet van een dergelijke relatie/bedrijf.

groet,
Adriaan

[lyonesse]

Dag Adriaan

Oorspronkelijk geplaatst door adraanb

In mijn situatie, waardoor ik aan een dergelijke oplossing zat te denken, heb ik het hele traject al ruimschoots afgelegd. Het gaat om een totaal bedrag van cq 12.000,-. Verdeeld over 5 factureren, waarbij de eerste 147, 72 en 63 dagen oud zijn. Na een keer of 5 gebeld te hebben, 3x een aanmaning en 2x een mail naar de eigenaar (die ik persoonlijk ken) en een persoonlijk gesprek. Vind ik het wel welletjes en heb ik net een laatste mail gestuurd met een datum en melding dat ik het hierna uit handen geef. Morgen bel ik nog 1 keer na en dan hoop ik duidelijkheid te krijgen. Ben volgens mij wel redelijk geweest.

Een duidelijke - zeker niet rot bedoelde! - conclusie is, dat je het véél te ver hebt laten komen! Al in de eerste stap (het nabellen van de factuur) had je met grote kans van slagen nog een afspraak kunnen maken in de trant van "ik wacht nog even met het opleveren van het volgende deel totdat ik de betaling van deze factuur binnen heb; lijkt me redelijk, vind je ook niet?". Als je dit nog een te vroeg stadium vindt/had gevonden, had het stoppen met leveren zeker in een volgend stadium ingezet moeten worden. Als je in je algemene voorwaarden dit soort zaken duidelijk hebt opgenomen, sta je helemáál volledig in je recht.

Oorspronkelijk geplaatst door adraanb

Wel merk ik dat ik veel moet leren wat betreft debiteurenbeheer. Voornamelijk omdat ik de mensen persoonlijk ken en er zo nu een dan een biertje mee doe. Dan is het, voor een starter als ik, moeilijk om zakelijk te blijven en hier kijk ik dan ook niet heel erg positief op terug. Ligt natuurlijk grotendeels bij mij, maar je verwacht het ook niet van een dergelijke relatie/bedrijf.

Júíst als je een wat minder zakelijke relatie met je klanten hebt, is het belangrijk duidelijk te zijn over de geldzaken. Als het een klant is, waarmee je in een later stadium wat vriendschappelijker omgaat, moet dat geen enkel probleem zijn: je hebt het dan immers aan het begin van de relatie/opdracht duidelijk aan de orde gesteld.

Bij opdrachten voor vrienden is het m.i. nóg belangrijker om van te voren goede afspraken te maken: voor je het weet kost een meningsverschil over een factuur je een goede vriendschap!

Ik weet niet of ik nog op tijd ben voor je telefoontje, maar pleeg dat pas als je heel duidelijk weet wat het resultaat van dat telefoongesprek moet zijn, bijvoorbeeld "uiterlijk vrijdag heb ik de 1e 2 facturen betaald en volgende week vrijdag de resterende". Dat zijn overigens twee losse afspraken. 't Missen van een dergelijke deadline resulteert dan in uitbesteding, zonder dat dat invloed heeft op de andere. Dat moet je tijdens het telefoongesprek natuurlijk wél duidelijk aangeven, anders nemen ze weer een loopje met je en ben je zomaar weer een week verder.
En natúúrlijk bevestig je na het telefoongesprek de gemaakte afspraken, per e-mail of per brief!

Succes, laat je nog even weten hoe het is afgelopen?

Groeten, Renée

P.S.: bij overschrijding van de betaaltermijn sta je in je recht om wettelijke rente te berekenen. Zeker bij die hele oude factu(u)r(en) kan dat nog wel eens de moeite waard zijn! Als je, omwille van een mogelijke instandhouding van de werkrelatie, besluit de wettelijke rente te laten zitten, kan het op z'n zachtst gezegd geen kwaad je klant daarvan op de hoogte te stellen, inclusief het bedrag waar het over gaat in harde euro's.

[adraanb]

Yep, ik ga eerst even slapen en daarna vlammen!

[ramon fincken]

Ik heb dit topic nog eens doorgenomen en denk dat ik voor klanten die bv enkel een domeinnaam of een andere dienst of licentie afnemen en een jaarlijks vast bedrag aan me moeten betalen dit eens ga proberen.

Want dat scheelt mij iedere keer weer het aanmaken van een standaard factuur, die verzenden en alles nalopen.

[lyonesse]

Aan de andere kant is die jaarlijkse factuur een contactmoment (en zo te lezen het enige contactmoment - zolang er zich geen problemen voordoen, tenminste). Je kunt dit ook zien als aquisitiemoment, een moment dat je bijvoorbeeld kunt laten zien wat jouw toegevoegde waarde is t.o.v. de willekeurige aanbieder van bijv. domeinnamen, of je er nou direct omzet uit haalt of alleen maar de band met de klant versterkt (en daarmee de kans op toekomstige omzet vergroot).

Kijk in ieder geval uit voor iets te 'fél' incasserende factoringbedrijven. 't Is dat tandartsen in onze regio (heel Nederland?) niet dik (genoeg) gezaaid zijn, maar anders had ik inmiddels misschien wel een andere tandarts gehad: factuurtje vlak voor de vakantie van 4 weken, herinnering plus een aanmaning incl. € 35,- dossierkosten in de stapel vakantiepost. Dat was een prijzige halfjaarlijkse controle!

Groeten, Renée