Mag ik facturen per maand nummeren?

[René]

Oorspronkelijk geplaatst door hoffit

Maar wat is nu een reeks?

Ik zal maar even niet de Van Dale pakken

Dat is bij meerdere verkooppunten. Vroeger, heel vroeger, toen computers nog niet met elkaar in contact stonden, was het niet goed mogelijk om facturen doorlopend te nummeren als 1 btw-entiteit meerdere verkooppunten had waar facturen werdem uitgereikt. De verkooppunten moesten onafhankelijk van elkaar facturen kunnen uitschrijven. Dat werd opgelost door per verkooppunt een reeks facturen te maken die aan de voorwaarde van doorlopend nummeren voldoet, in plaats van voor het bedrijf als geheel. Zelfs Lancelots heeft dit weleens zo gedaan, toen het factureren voor de Lancelots Academy bij een partner was uitbesteed en niet op het hoofdkantoor gebeurde

Tegenwoordig worden facturen vrijwel altijd uitgereikt vanuit een centraal systeem en speelt dit eigenlijk niet meer. Aan de andere kant, software is hardnekkig en vermoedelijk zit deze praktijk in allerlei ERP-systemen ingebakken. Daar zitten we nog eeuwen aan vast, net als aan 17e-eeuwse begrippen als grootboek, afschrift, dubbel boekhouden, debet en credit

[Henrike]

hmm...maar er staat dus niet duidelijk of een reeks perse een jaar moet zijn. In mijn geval heb ik wel reeksen, alleen per maand ipv een jaar...
Moet er niet aan denken om dat te moeten veranderen, ben je dat dan verplicht?? Zoals ik al zei heb ik gemiddeld 15 - 20 facturen per maand! En ik doe dit al 3 jaar zo!

[René]

Oorspronkelijk geplaatst door Henrike

Moet er niet aan denken om dat te moeten veranderen

Snap ik niet. Wat is er zo verschrikkelijk aan om gewoon door te nummeren gedurende het jaar? Al heb je 1.000 facturen per maand, het wordt er toch niet moeilijker van?

Goedbeschouwd snap ik ook niet waarom we per jaar opnieuw zouden moeten beginnen.

Het simpelste systeem is nog altijd gewoon tellen zoals op de basisschool: 1,2,3... en zo verder, zonder structuur in het nummer met jaren, maanden, reeksen, verkooppunten en wat al niet.

[Henrike]

Hoi Rene, ik bedoelde niet vanaf nu veranderen. Ik bedoelde stel dat de belastingdienst mijn systeem niet accepteerd, moet ik dan vanaf 2008 al die facturen gaan zitten hernummeren (= ongeveer 600 facturen denk ik).

Ik begin trouwens graag per maand opnieuw, Het geeft me meer structuur en meteen overzicht over het aantal opdrachten dat ik heb per maand. Ook makkelijk met de OZB en dergelijke en mijn inkomsten. Ik heb al mijn overzichten per maand: facturen, uren, geld dat binnenkomt, uitgaven etc. Voor mij ideaal.

[MariskaV]

Ik heb niet zo heel veel facturen in een jaar dus per maand categoriseren is voor mij niet echt van belang. Toch vind ik het wel heel prettig om een soort koppeling te maken met het jaar, waarbij ik dan in één oogopslag ook kan zien hoeveel facturen er bij een jaar horen (zonder eerst te hoeven kijken naar het startnummer van dat jaar).

Het bezwaar van de belastingdienst op de bijeenkomst was dat je aan het einde van een jaar (of maand) nog een factuurtje ertussen zou kunnen proppen die je dan niet opgeeft. En daarom moet je dus altijd blijven doornummeren ongeacht welke codering je gebruikt voor jezelf (jaar/maand/klant/soort werk etc.).

Mogelijk dat ze daar ook extra veel waarde aan hechten bij zzp-ers die doorgaans geen gebruik maken van een accountant ..... ?

[René]

Oorspronkelijk geplaatst door Henrike

stel dat de belastingdienst mijn systeem niet accepteert, moet ik dan vanaf 2008 al die facturen gaan zitten hernummeren

Eenmaal uitgereikte facturen worden nooit hernummerd, omdat het nummer de factuur identificeert, zowel in jouw administratie als die van de klanten.

In het ergste geval krijg je een bewijslast opgelegd, of krijg je een boete

[Henrike]

En is zoiets moeilijk, een bewijslast? Of houden ze er ook rekening mee dat een mens zich kan vergissen en dat ik gewoon een verkeerd systeem aanhou? Ik ben echt heel consequent geweest namlijk. Ik weet bijna 100% zeker dat in mijn maandenreeks geen nummers ontbreken en dat ze binnen de maand allemaal netjes doorlopen...
Helpt het trouwens voor hun vertrouwens als ik dit nu al zelf aangeef bij de belastingdienst en niet wacht tot er misschien toevallig een keer een controle komt?

[Roel Jongman]

Oorspronkelijk geplaatst door MariskaV

Het bezwaar van de belastingdienst op de bijeenkomst was dat je aan het einde van een jaar (of maand) nog een factuurtje ertussen zou kunnen proppen die je dan niet opgeeft. En daarom moet je dus altijd blijven doornummeren ongeacht welke codering je gebruikt voor jezelf (jaar/maand/klant/soort werk etc.).

Dat noemen ze nu accountantslogica... ik heb dit argument nooit gesnapt. al je toch van plan bent een bedrag niet aan te geven dan ga je toch geen genummerde factuur aanmaken. Dan zeg je tegen de opdrachtgever, ik wil het graag contant hebben en je krijgt geen factuur..

De systematiek wel goed bij bijvoorbeeld bankafschriften of je er niet een vergeten ben. Daarop staat altijd een eindsaldo en een beginsaldo. dus als je je banksaldo aan het einde van het jaar wilt bewijzen. dan maak je kopieen van het laatste én van het eerste afschrift van het nieuwe jaar op die manier bewijs je dat er geen bankafschriften zijn vergeten.

Voor facturen werkt doornummeren goed in de zin dat je dus kunt zien dat je niet een factuur vergeten bent. Maar wat de belastinginspecteur altijd zal doen is een rondrekening maken tussen jou aangiften en de omzet in je jaarrekening, dit moet hij kunnen aansluiten op elkaar. Als daarin grote verschillen zitten dan gaat ie steekproefsgewijs controleren.

Blijkt bij die controle dat je een janboel maakt van je factuurnummering, dan krijg je te maken met omgekeerde bewijslast. De inspecteur gaat dan zeggen. je hebt X aangegeven voor de btw en via de administratie zie ik Y aan omzet, ik leg u voor het verschil Z een naheffingsaanslag op. En jij moet dan bewijzen dat het bedrag Z ten onrechte is opgelegd (bijvoorbeeld door alsnog een ordentelijke administratie te maken en een lijst met alle facturen om de juiste omzet te bepalen) het bewijzen kan lastig zijn.

Als ik kijk naar de nummering van Henrike dan verwacht ik geen problemen voor wat betreft de omgekeerde bewijslast. Het kan wel zijn dat de inspecteur toch liever ziet dat er over een jaar word doorgenummerd. Het maakt de controle op vergissingen wat makkelijker.

[louisfiscaal]

De Belastingdienst ventileert meestal de stelling dat facturen oplopend genummerd moeten zijn. Dit is ook als zodanig zichtbaar op de site.
De wet zegt echter iets anders: "een opeenvolgend nummer, met één of meer reeksen, waardoor de factuur eenduidig wordt geïdentificeerd". Dit staat in artikel 35a van de Wet OB 1968 als één van de factuureisen.
Per maand beginnen met een nieuwe reeks zou in principe dus toegestaan moeten worden.
De administratie zal op basis van alleen verkeerde factuurnummering nooit verworpen kunnen worden (hetgeen tot omkering van de bewijslast leidt). Hiervoor zijn meer fouten in de administratie nodig, bijvoorbeeld zeer lage winstmarges of een negatieve kas.

Groeten,

Louis

[Henrike]

Bedankt voor de berichten, die laatste zijn gelukkig toch iets positiever.
Met een beetje mazzel komt er pas na een x aantal jaar een controle en kijken ze niet eens meer naar de eerste jaren.

@ Roel Jongeman: ik laat mijn administratie doen bij een administratiekantoor dus ik neem aan dat het met de omzet en de aangiftes allemaal goed zit. Ik ben geen facturen vergeten en het komt allemaal netjes overzichtelijk op 1 bankrekening binnen met factuurnummers er altijd bij.

Ik begin in 2011 in ieder geval netjes bij 110001 en ga lekker doornummeren tot het jaar om is.
Jammer dat ik dit niet eerder wist, ik heb er een hekel aan als achteraf blijkt dat ik toch iets niet goed doe. Zat er toch wel over in.