Mag ik facturen per maand nummeren?

[Henrike]

Hallo allemaal, ik dacht dat er wel een topic over dit onderwerp te vinden zou zijn maar na 5 pagina`s topics kon ik geen ouder topic met dit onderwerp vinden, dus ben ik maar een nieuwe gestart.

Na op deze site wat te hebben rondgesurft kwam ik een stukje over factuurnummers tegen. Ik vraag me nu af of mijn systeem wel `mag` zogezegd.

Ik hanteer: jaar-datum-oplopend nummer van de factuur PER MAAND. Mag dat? Bijvoorbeeld:
90101 is mijn eerste factuur van januari. 90102 is mijn tweede factuur. Laten we zeggen dat dat loopt tot factuur 090120 (ik werk elke dag weer voor een andere klant, dus ik heb veel facturen in een maand)
Als het februari wordt begin ik die maand dus met 90201, 90202 etc.
april 2010 begint met 100401

Ikzelf vind dit oplopend. Maar mag je het laten oplopen per maand? En bij de volgende maand weer bij 1 beginnen zoals ik doe? Het begint wel met het jaartal dus je kan altijd zien welk jaar het was.

[Roel Jongman]

Anders dan dat de nummering oplopend moet zijn, zijn er geen vereisten aan hoe je je facturen nummert, het is niet verplicht een jaartal te hebben o.i.d. en ook niet tot waar een reeks moet doorlopen.. Veel bedrijven kiezen ervoor per jaar de reeks opnieuw te starten, jij 1x per maand, doordat je veel facturen hebt kun je spreken van een reeks.. van ergens tussen de 20 en 30 facturen (of meer) en het is goed te volgen.

Het lijkt mij geen probleem elke inspecteur zal de logica van de reeks kunnen volgen..

[MariskaV]

Tsja, dat dacht ik dus ook dat je een redelijke vrijheid had bij het maken en sluiten van een reeks, dus ik begon elk jaar met een nieuwe reeks voorzien van een jaartal.

Laatst was ik echter op een informatiebijeenkomst voor zzp-ers (van starters t/m oudgedienden) georganiseerd door de belastingdienst en daar werd verteld dat dat dus echt absoluut niet mag. Dus je mag wel kenmerken in je reeks aanbrengen, zoals een datum, jaartal, klantnummer en dergelijke maar volgens hen was het verplicht om eindeloos door te nummeren qua aantal facturen. Nu vond ik dat op die bijeenkomst al heel vreemd ...... maar nu vraag ik me dus echt af wat de regelgeving erover zegt.

[René]

Oorspronkelijk geplaatst door MariskaV

nu vraag ik me dus echt af wat de regelgeving erover zegt.

De wet op de omzetbelasting zegt:

Artikel 35a

1.Op de factuur zijn de volgende vermeldingen verplicht:
a. de datum van uitreiking;
b. een opeenvolgend nummer, met één of meer reeksen, waardoor de factuur eenduidig wordt geïdentificeerd;

En de staatssecretaris heeft op 12 februari 2009 besloten:

3.3. Inhoud van de factuur

3.3.1. Nummer

Facturen moeten een aantal verplichte vermeldingen bevatten. Een van deze vermeldingen is de opeenvolgende nummering. De facturen moeten opeenvolgend worden genummerd, met één of meer reeksen, zodat elke factuur eenduidig wordt geïdentificeerd.

Het factuurnummer vormt de sleutel tot het vinden van de gegevens van de factuur in de administratie van de ondernemer. Geautomatiseerde systemen maken voor de nummering gebruik van reeksen, waarbij per vestiging bijvoorbeeld één reeks beschikbaar is. De doorlopende nummering wordt hierbij als vanzelfsprekend gehanteerd. Er hoeven geen aparte nummeringen te worden gehanteerd om de enkele factuur buiten de reeks te kunnen houden die wel is voorbereid, maar die niet wordt uitgereikt. De beslissing om de factuur niet uit te reiken moet gevolgd kunnen worden, met andere woorden de zogenoemde audit trail moet niet doorbroken worden.

Tsja, daar worden we weer niet veel wijzer van.

Volgens mij is een reeks per boekjaar zéér gebruikelijk en wordt dit door accountants (i.i.g. door de mijne) aanbevolen.

[MariskaV]

Mmm die regelgeving is inderdaad niet echt verhelderend. Maar inderdaad in het dagelijks boekhoudverkeer is het volgens mij wel heel gebruikelijk om per boekjaar door te nummeren. Dus nu ik weet dat de regelgeving daar niet expliciets iets anders over zegt, ga ik daar maar gewoon mee door.

Dank je wel Rene!

[hoffit]

Omdat ik maandelijks factureer hanteer ik het volgende systeem:

Jaartal
Maand
Volgnummer (beginnend met 1, indien er meer dan 1 factuur verstuurd wordt oplopend)

Dus b.v. voor Oktober 2010: 201010001.

Volgens de letter genomen voldoet dit m.i. aan de vereisten.
1) opeenlopende nummering
2) eenduidig te identificeren
3) unieke identificatie

Opeenvolgende nummering kan 1, 2, 3 zijn maar ook een logische reeks van structureel opgebouwde nummers. Lijkt mij althans, maar ik ben maar een simpele ICT'er en geen belastinginspecteur

[René]

Oorspronkelijk geplaatst door hoffit

Volgens de letter genomen voldoet dit m.i. aan de vereisten.
1) opeenlopende nummering

Dat vraag ik me af. Jouw laatste factuur van oktober en de eerste van november hebben geen opeenlopende nummering. Bijvoorbeeld: 201011001 - 201010123 = 878

[hoffit]

Oorspronkelijk geplaatst door Rene

Dat vraag ik me af. Jouw laatste factuur van oktober en de eerste van november hebben geen opeenlopende nummering. Bijvoorbeeld: 201011001 - 201010123 = 878

Met 1 factuur per maand:
Oktober : 201010001
November: 201011001

Volgens mij is numeriek gezien het November factuurnummer groter dan de Oktober factuur en daarmee opeenvolgend. Daarmee wordt m.i. voldaan aan de definitie van opeenvolgende factuurnummers (er zit een duidelijke volgorde in), maar wordt niet voldaan aan een eis van aansluitend zijn (in de zin van verschil van "1" tussen 2 factuurnummers). Maar de eis van aansluitend heb ik ook niet gezien

Heb er nog nooit commentaar op gehad van m'n accountant.

[René]

Oorspronkelijk geplaatst door hoffit

Daarmee wordt m.i. voldaan aan de definitie van opeenvolgende factuurnummers

Welke definitie?

De Grote van Dale (13e) zegt: "zonder tussenruimte bij elkaar aansluitend".

[hoffit]

Rene,

Je hebt gelijk voor wat betreft aansluitend

Maar wat is nu een reeks? Is dit b.v. ook jaar+maand zoals ik hanteer? In dat geval klopt mijn factuurnummer stelsel wel. Ik nummer binnen de reeks jaar+maand door. Zo niet hoor ik het graag.