Hoe zet je een goed archief op?

[lyonesse]

Het feit dat je je digitale knipsels in verschillende mappen hebt opgeslagen, is op zichzelf al een archief! Je moet jezelf nou ook weer niet tekort doen.

Hoe je dat archief verder inricht, ligt aan hoe je het geheel wilt (gaan) gebruiken. Wat Rene aangeeft (met tags e.d.) is behoorlijk gedetailleerd. Die tags verschijnen vast en zeker niet vanzelf, dus dat houdt in dat je er veel tijd in moet gaan stoppen.

Als je alles niet zo gedetailleerd wilt bijhouden, kun je misschien ook gewoon je mappen anders organiseren. Richt bijvoorbeeld mappen in per jaar, of per onderwerp. Of gewoon allebei! Dat kost natuurlijk wel meer ruimte dan als je met tags werkt, aangezien je hetzelfde artikel dan meerdere malen bewaart. Per map kun je dan weer "ondermappen" maken voor een verdergaande verfijning.
De eerste stap is echter de naam die je aan je bestanden geeft. Als je daarbij al een structuur aanhoudt die bij jou (en je artikelen) past, is de helft van het werk al gedaan.

Over die papieren knipsels:
- je kunt de suggestie van Rene opvolgen;
- je kunt alle artikelen ook zelf inscannen;
- je kunt ook een aantal ordners/mappen aanschaffen, een heleboel plastic mapjes ("showtassen") en een aantal tabbladen. Je papieren archief kun je vervolgens hetzelfde opzetten als je digitale - wel zo duidelijk.

Afijn, ik ben geen expert, maar volgens mij kun je nauwelijks verdergaande richtlijnen geven voor het opzetten van enig archief. Het gaat immers om wàt en hoeveel er in opgeslagen moet worden èn hoe het gebruikt moet kunnen worden. En dat verschilt van archief tot archief.

Groetjes, Renée

[sioux]

Ik zou zowiezo geen Access gebruiken. Dat is niet handig voor jouw wens. Een goed archief is altijd lastig. Hoe deze in te richten verschilt per omgeving. Ik zal je vertellen hoe ik hiermee omga, daar ik freelancer ben en met dezelfde vraag heb geworsteld.

Mijn archief bestaat voornamelijk uit documenten, presentaties, excel sheets, afbeelding, ingescand materiaal en andere vormen van bestanden. Ik heb een eenvoudige doch duidelijke mappenstructuur opgezet op mijn harde schijf. Hierin alle documenten netjes onder verdeeld. Vervolgens de hele boel natuurlijk bijgehouden en af en toe bijwerken. Dit vergt een stukje discipline, zeker in drukke tijden. Doe je het niet, krijg je achteraf zeker spijt.

Je kunt de hele handel doorzoekbaar maken met een goede desktop search tool. Vista bevat er standaard eentje, maar die van Google is ideaal. Je zult alles terug vinden wat je zoekt. Deze toepassing zorgt dus voor een goed doorzoekbaar archief.

Waar je wel goed over na moet denken is hoe je een backup wilt doen. Wat gebeurt er als je pc nu crashed? Denk dan niet alleen aan je archief met documenten en bestanden, maar ook aan je mail, taken, contactpersonen en agenda! Ik gebruik daarvoor nu MobileMe van Apple. Dat gaat zover, dat je zelfs een soort van Online harde schijf hebt. Daardoor heb ik geen zorgen meer als mijn pc crashed en vanaf andere computers heb ik via internet eenvoudig toegang.

Er zijn natuurlijk ook veel andere betaalbare oplossingen voor backup. Vrijwel iedere internet provider heeft tegenwoordig online backup oplossingen en ook bij grotere partijen als KPN kun je voor een paar euro per maand de hele handel backupen. Maar goed, ook hiervoor is weer wat discipline vereist. Je kunt altijd ook een externe hardeschijf hiervoor gebruiken. Denk dan wel na wat er gebeurt als deze stuk zou gaan of er brand uit breekt in je huis / kantoor.

Genoeg stof om over na te denken. Vragen? Stel ze gerust.