Bewaarplicht e-mails

[alfred]

volgens mij is dit niet specifiek fiscaal ik zal even nagaan hoe het precies zit

[Niels Arts]

Alles

Wow, dat is nogal wat. Ook leesbevestigingen en antwoorden zoals 'bedankt' of 'prettige feestdagen'?

Ik bewaar bijna alles, maar die dingen verwijder ik toch eigenlijk allemaal...

[Hetty Dalsheim]

Ik print belangrijke dingen uit en die stop ik in een map. Alles op de computer bewaren vind ik geen optie en ga ik ook niet doen.

[alfred]

Het is niet een nieuw aangenomen wet laat ik daar mee beginnen. Wel is het zo dat e-mails onder de bewaarplicht vallen. Dat wordt vaak vergeten en er kan om gevraagd worden. Wat Hetty doet is overigens over het algemeen wel toegestaan belangrijke zaken kun je printen en in je dossier stoppen. Maar denk eraan er kan om meer gevraagd worden en als dat er niet is kan het de onderbouwing van bewijslast aantasten.

alfred

[Hetty Dalsheim]

Hallo Alfred,

Om wat voor e-mails gaat het? Dus wat is wel of niet belangrijk om te bewaren en waarom is het belangrijk om ze te bewaren? Voor wie bewaar je ze en aan wie moet je ze kunnen laten zien?

Wat als je computer kapot gaat en alle e-mails gaan verloren of je verwijdert ze per ongeluk?

Heb je ook een antwoord op bovenstaande vragen?

[René]

Oorspronkelijk geplaatst door alfred

Wel is het zo dat e-mails onder de bewaarplicht vallen.

Dan zou de bewaartermijn toch 7 jaar zijn?

[alfred]

...had ik maar 'n antwoord hopla op alles...maar goed het gaat naar mijn mening om zakelijk mailverkeer. En als je computer een crash heeft dan is dat pech. Als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor een goed back-up systeem.
Als een controleur vraagt om bepaald mailverkeer is het wel handig dat je dat kunt overleggen en die termijn is inderdaad 7 jaar,

[Hetty Dalsheim]

Kun je ook wat specifieker zijn?

[erix]

Onze 'andereoverheid' (die de komende jaren grotendeels moet digitaliseren) biedt nog maar weinig informatie: zoekopdrachten op de overheidssites (zelfs die over wetgeving) geven geen treffers op ''bewaarplicht e-mail".

Er wordt wel een onderscheid gemaakt tussen informatieplicht (ten behoeve van FIOD, belastingdienst) en bewaarplicht (bij juridische geschillen) van ondernemers ten aanzien van gegevens.

Uit het Financieele Dagblad 15-6-06:
Job Rietkerk, advocaat bij Simmons & Simmons en gespecialiseerd in IT en telecommunicatie, geeft aan:
"De meeste kleinere bedrijven zijn er zich volgens de advocaat waarschijnlijk niet van bewust dat de civielrechtelijke bewaarplicht voor de bedrijfsadministratie van zeven jaar ook geldt voor e-mailverkeer. Externe communicatie in het kader van de bedrijfsvoering moet worden bewaard, maar ook interne communicatie die betrekking heeft op de bedrijfsvoering."
(http://www.fd.nl/ShowRedactieNieuws....cumentId=28748)


Nuja, een manier zien te verzinnen om je e-mail te incorporeren in je automatische backups. René of andere infotechneut, heeft iemand tips waar je e-mail staat en hoe je e-mail het beste kunt backupppen?

Want los van alle wetgeving: het is ook gewoon slim om zakelijke berichten te bewaren. Brieven, facturen en offertes gooi je ook niet weg.