Bewaarplicht e-mails

[alfred]

Het is niet een nieuw aangenomen wet laat ik daar mee beginnen. Wel is het zo dat e-mails onder de bewaarplicht vallen. Dat wordt vaak vergeten en er kan om gevraagd worden. Wat Hetty doet is overigens over het algemeen wel toegestaan belangrijke zaken kun je printen en in je dossier stoppen. Maar denk eraan er kan om meer gevraagd worden en als dat er niet is kan het de onderbouwing van bewijslast aantasten.

alfred

[Hetty Dalsheim]

Hallo Alfred,

Om wat voor e-mails gaat het? Dus wat is wel of niet belangrijk om te bewaren en waarom is het belangrijk om ze te bewaren? Voor wie bewaar je ze en aan wie moet je ze kunnen laten zien?

Wat als je computer kapot gaat en alle e-mails gaan verloren of je verwijdert ze per ongeluk?

Heb je ook een antwoord op bovenstaande vragen?

[René]

Oorspronkelijk geplaatst door alfred

Wel is het zo dat e-mails onder de bewaarplicht vallen.

Dan zou de bewaartermijn toch 7 jaar zijn?

[alfred]

...had ik maar 'n antwoord hopla op alles...maar goed het gaat naar mijn mening om zakelijk mailverkeer. En als je computer een crash heeft dan is dat pech. Als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor een goed back-up systeem.
Als een controleur vraagt om bepaald mailverkeer is het wel handig dat je dat kunt overleggen en die termijn is inderdaad 7 jaar,

[Hetty Dalsheim]

Kun je ook wat specifieker zijn?

[erix]

Onze 'andereoverheid' (die de komende jaren grotendeels moet digitaliseren) biedt nog maar weinig informatie: zoekopdrachten op de overheidssites (zelfs die over wetgeving) geven geen treffers op ''bewaarplicht e-mail".

Er wordt wel een onderscheid gemaakt tussen informatieplicht (ten behoeve van FIOD, belastingdienst) en bewaarplicht (bij juridische geschillen) van ondernemers ten aanzien van gegevens.

Uit het Financieele Dagblad 15-6-06:
Job Rietkerk, advocaat bij Simmons & Simmons en gespecialiseerd in IT en telecommunicatie, geeft aan:
"De meeste kleinere bedrijven zijn er zich volgens de advocaat waarschijnlijk niet van bewust dat de civielrechtelijke bewaarplicht voor de bedrijfsadministratie van zeven jaar ook geldt voor e-mailverkeer. Externe communicatie in het kader van de bedrijfsvoering moet worden bewaard, maar ook interne communicatie die betrekking heeft op de bedrijfsvoering."
(http://www.fd.nl/ShowRedactieNieuws....cumentId=28748)


Nuja, een manier zien te verzinnen om je e-mail te incorporeren in je automatische backups. René of andere infotechneut, heeft iemand tips waar je e-mail staat en hoe je e-mail het beste kunt backupppen?

Want los van alle wetgeving: het is ook gewoon slim om zakelijke berichten te bewaren. Brieven, facturen en offertes gooi je ook niet weg.

[René]

Oorspronkelijk geplaatst door erix

René of andere infotechneut, heeft iemand tips waar je e-mail staat

Ruilen voor tips waar mijn zoutvaatje staat?

Dat is de nerdmanier om te zeggen: hoe kan ik nou weten waar jouw e-mail staat? Je hebt het toch zelf ergens neergezet

en hoe je e-mail het beste kunt backupppen?

Ik gebruik de "auto archive"-functie van Outlook om e-mails die ouder zijn dan een paar maanden naar een archieffile te verplaatsen. En met diezelfde archieffunctie verplaats ik jaarlijks de e-mail van het vorig kalenderjaar naar een archiefbestand van dat jaar. En dat plaats ik in een map met allerlei andere digitale bewaardingen van dat jaar. En jaarlijks gooi ik zo'n archiefmap weg die 7 jaar oud is (ik doe dit al zo sinds 1998).

[erix]

René, jouw zoutvaatje staat naast het peperbusje: tweede keukenkastje van links, eerste plank, naast de Maggi en de Gemengde Tuinkruiden.

Ik leid uit het artikel van de FD af, dat de meeste e-mail gebruikers niet veel over hun e-mailfuncties weten.
Je kunt alles op je pc archiveren (zoals jij suggereert) maar je kunt ook maandelijks (of dagelijks, zoals ik doe) een automatische backup maken van nieuwe en gewijzigde bestanden naar een extern datacenter (ik gebruik hiervoor KPN backup online).
Voor deze functie of het opslaan op een CD moet je wel weten welke mappen je dient te selecteren in je Explorer.

[René]

Oorspronkelijk geplaatst door erix

maar je kunt ook maandelijks (of dagelijks, zoals ik doe) een automatische backup maken van nieuwe en gewijzigde bestanden naar een extern datacenter

Ja, dat moet natuurlijk ook. Maar dat moet toch, los van e-mail. Mijn antwoord betrof het e-mailspecifieke backupgebeuren.