Vaste projectenprijs, de voor- maar ook de nadelen

[NowHow]

Dag allemaal,

Zoals jullie misschien weten geef ik per offerte altijd een vast bedrag als prijsvoorstel. Dit in tegenstelling tot b.v. een urenverantwoording, telefoontikken en kilometerstand. Dat heeft hele grote voordelen: niemand bepaald hoeveel uur ik aan een bepaald onderdeel besteed, ik hoef geen reizen te verantwoorden, de klant weet waar hij aan toe is en komt niet voor verrassingen te staan, .... ga zo maar door. Naar mijn idee maakt het me ook geloofwaardiger als ondernemer, ik merk in ieder geval dat mijn klanten het heel erg prettig vinden.

Maar.

Ik begin nu ook de nadelen van een dergelijke werkwijze te voelen: met mijn werk is het vaak zo dat mensen hebberig en enthousiast worden als ze de tussenresultaten zien. Mijn platen zijn mooi, inzichtelijk en vaak net te realistisch. Mensen zien daardoor opeens de mogelijkheden en als gevolg daarvan hebben sommigen de neiging steeds meer te vragen of veel van mijn tijd in beslag te nemen. Helemaal niks mee mee natuurlijk, maar er zit een grens aan wat ik in 24 uur kan doen.

Ik heb daardoor echter regelmatig te maken met mensen die het onderste uit de kan willen. Deze vragen af en toe bijna het onmogelijke of gaan via een omweg toch weer terug naar wat we in eerste instantie hadden afgesproken. Als gevolg kost een dergelijke opdracht mij vaak minstens twee keer de door mij ingeplande tijd, terwijl ik vaak de conclusie moet trekken dat het resultaat ook in de door mij geplande tijd had kunnen worden afgerond met hetzelfde resultaat. Ik ben goed in het plannen van de tijd die ik aan een bepaald project zou moeten besteden, dus daar ligt het niet aan.

Ik ben hard aan het brainstormen hoe ik hier goed mee kan omgaan. Mijn gedachten gaan naar het steeds strakker in de offerte zetten wat ik voor dat geld lever, inclusief de overlegmomenten en opleverdata van deelproducten tot op het kleinste item aan toe en me daar dan strak aan te houden, maar ik ben benieuwd hoe jullie daar tegenaan kijken.

[Irene]

Grappig, ik zat vandaag net over hetzelfde te piekeren.

Ik werk zo ongeveer op dezelfde manier als jij (maar dan als tekstschrijver). En inderdaad, ik besteed veel aandacht aan het benoemen van wat ik doe in de offerte. Voor meerwerk buiten de omschreven opdracht vermeld ik daaronder mijn uurtarief. Hoe beter ik word in dat benoemen, hoe minder ergernissen over types die maar blijven vragen; dat komt nu echt nog maar zelden voor. Als ik vind dat er echt een grens wordt overschreden, heb ik de omschrijving in mijn offerte om op terug te vallen en bied ik aan een aanvullende offerte te maken. Willen ze dan vaak nog ook. Ik zou je echt aanraden wat extra energie te steken in het omschrijven van de opdracht en je werkwijze in het offertestadium. Verwachtingsmanagement vooraf weegt in mijn ervaring meer dan op tegen ergernissen (en extra maar niet af te rekenen uren) aan het eind.

Dit betekent natuurlijk niet dat ik elk wissewasje extra in rekening breng, en ook niet dat ik me nooit meer vergis. Bovendien zijn sommige opdrachten zo anders dan anders of niet helemaal voorspelbaar dat ik soms liever gewoon uren zou schrijven. Maar hoe pak ik dat aan? Want enig houvast van tevoren willen ze gewoonlijk toch. Wie heeft hier ervaring mee (in deze of andere branche) en kan daar wat meer over vertellen?

[Aspon]

Ik verricht voor kleine ondernemers het personeelswerk voor een vast bedrag per jaar. Dit vaste bedrag heeft een relatie met de grootte van het bedrijf.

Reden voor mij om dit zo te doen, is dat een ondernemer geen drempel moet ervaren als hij informatie wil. Deze drmepel hebben ze bijvoorbeeld wel, als ze de accountant bellen, want dan gaat de teller vrij automatisch lopen.

Maar er zijn natuurlijk altijd werkzaamheden die meer tijd vraagt en waar van te voren niet voorspelbaar is hoeveel tijd en energie ik er in moet steken. Deze werkzaamheden verricht ik dan voor een vast prijs per activiteit (afgeleid van mijn uurtarief). In mijn offerte staan deze vaste prijzen ook benoemd. Zit dus tussen vaste tarief en uurtje,factuurtje in.

Tot slot heb ik werkzaamheden, waarin ik exclusief ben (onderzoek verzekeringsplicht/gezagsverhoudingen, sector en cao indelingen en verletbestrijding. Deze werkzaamheden verricht ik op uurbasis.

Al met al: vrij complex voor mij, maar mijn klanten kunnen zich hier goed in vinden.
Wim

[Retulis]

Vorige week ook een projectje aangenomen voor een vaste prijs.

In de offerte heb ik wel opgenomen welke werkzaamheden ik verricht en ook hoeveel gesprekken er gevoerd worden en op welk tijdstip.
Moet wel zeggend dat de opzet van dit soort offertes behoorlijk standaard is in de bouw en GWW sector dus er kijkt ook niemand van op.

[erix]

Voor verschillende opdrachten hanteer ik verschillende offerte- en factureringsmodellen: soms fixed fee, soms op uurbasis en soms een combinatie. In dat laatste geval geef ik voor een project of klus een begroot aantal uren aan (hetgeen voor het basiswerk geldt en leidt tot een all in projecttarief). Meerwerk wordt dan apart gefactureerd, waarbij ik tijdens het project in overleg met de opdrachtgever aangeef wat de meerkosten kunnen gaan worden. De opdrachtgever kan dan een go of no go geven.

Ik begrijp dat je het liefst een eenmalige projectprijs geeft. Een perfecte omschrijving van het eindresultaat is dan gewenst, maar idd niet altijd mogelijk (zeker bij creatieve en/of meer kennisintensieve werkzaamheden is afstemming en bijsturing vaak nodig). Als ik voorzie dat dat het geval is, bijvoorbeeld bij het ontwerp van een websitestructuur) geef ik alleen een indicatie van de kosten en reken ik af per uur (incl verantwoording achteraf).

[Koen]

Toevallig dat ik laatst over dezelfde vraag aan het denken was.
Ik heb besloten dat ik voortaan uitsluitend nog maar op uurbasis werk. De opdrachten en voorstellen die ik met een fixed fee heb gedaan maak ik nog af en daarna doe ik het anders.

Er zijn altijd mensen die dan weer van die kleine dingetjes nét iets anders willen. En uiteindelijk gaat er dan toch nog meer tijd in zitten dan ik in het begin had gepland.

Soms krijg ik ook nog wel hele kleine opdrachten van opdrachtgevers die ik al ken. Daar wil ik nog wel eens een vaste prijs mee afspreken omdat ik dan weet wat voor een persoon ik voor me heb. Anders is het voor mij voortaan zo veel mogelijk uurtarief.

[NowHow]

OK, grotendeels bevestigen jullie wat ik al dacht. Het blijf een moeilijk issue. Ik vind het idee van een vaste projectprijs en voor het meerwerk een urencalculatie wel een idee, het zal echter wat denkwerk kosten om een goede en redelijk uitputtende omschrijving voor beide vormen te vinden. In ieder geval bedankt alvast!