Relatie met je boekhouder

[alfred]

Deze week had ik bij een nieuwe relatie het perfecte voorbeeld van hoe het fout kan gaan bij een freelancer.

Ze was een jaar of 4 bezig; Vrij kort na de start had ze via FNV een spreadsheet ontvangen waarmee ze haar boekhouding kon doen. Gevolg was dat ze alles zelf deed en lekker goedkoop helemaal geen boekhouder gebruikte. Ze deed netjes wat haar verteld was bij de FNV. Op enig moment trad ze ook nog 2,5 dag in loondienst.

Gevolg is dat we nu haar oude aangiften gaan corrigeren omdat ze nogal wat kosten niet heeft verwerkt in de aangifte en dus behoorlijk wat aftrekposten heeft laten liggen. De reactie was 'o kun je dat ook aftrekken'.

Verder gaan we haar status als zelfstandige eens goed beoordelen want een heel jaar 2,5 dag loondienst betekend dat je tijdelijk freelancer bent in plaats van zelfstandige en dat je misschien geen recht op zelfstandigenaftrek hebt.

Kortom...als ondernemer loopt zij dus behoorlijk wat fiscaal risico, de fiscus kan 5 jaar terug gaan en dat is 5 jaar correct + 5 jaar boete. Als zij nu zelf corrigeert voordat de fiscus corrigeert kan dat aardig wat in de boetesfeer schelen.

Het is verstandig om regelmatig te communiceren met je adviseur. Gaat het over aftrekbare kosten, dan is 1x per jaar voldoende maar je freelance status (denk aan die 2,5 dag) dat is soms iets waar je om de paar maanden per project zelfs naar moet kijken.

Maar ja zijn er meer mensen die nooit een boekhouder of adviseur inschakelen ? ik ben eigenlijk wel benieuwd wat voor jullie de reden was om voor het eerst een adviseur in te schakelen,

Alfred

[olaf]

Ik heb toen ik als eenmanszaak begon meteen ook jaarrekeningen laten maken, dat hoefde niet , maar was erg fijn toen ik later een zakelijk krediet wilde.
Ook ik heb de klassieke starters fout gemaakt om niet te reserveren voor de inkomstenbealsting. Dat sloop er een beetje in omdat ik elk jaar groeide en er elk jaar veel meer geld binnenkwam. De eerste jaren is de belastingdruk zowieso laag vanwege startersaftrek en aanloopverliezen.
Tweeenhalf jaar na de start van het eerste jaar kwam de eerste IB aanslag, een jaar later had ik extra uitstel zodat de aanslag over het tweede jaar pas bijna vier jaar na de start kwam.

Het derde jaar was goed geweest en leverde voor het eerst een grote aanslag op; die kwam in het vijfde jaar na de start. Ik had toen net de eenmanszaak omgezet in een BV, zodat ik per kwartaal in het lopende jaar IB moest betalen. De oude IB aanslag van twee jaar daarvoor kwam daar bij, als prive last.
Ik ben toen maar gaan reserveren voor de IB over het vierde jaar die nog moest komen.

Achteraf denk ik dat mijn accountant gewoon heel concreet aan de hand van de prognoses aan mij had moeten voorrekenen wat mijn Betalingsverplichting zou zijn en wanneer ik zou moeten betalen.

[katsarchitecten]

Een relatie moet groeien...

voor mij is het ook allemaal erg nieuw. Ben een architect en dus geen boekhouder. Het bijhouden van een administratie is niet zo moeilijk, maar er een bijhouden die boekhoudkundig goed in elkaar steekt is een ander verhaal, ieder zijn eigen vak tenslotte.

Maar natuurlijk moet een relatie groeien. en van de boekhoudfouten die ik maak leer ik weer en zo zal het voor zowel mij als mijn accountant steeds prettiger werken worden.

Ik heb in ieder geval het idee dat hij mij goed informeert. ben natuurlijk wel benieuwd wat het afgelopen jaar inhoudt voor de inkomstenbelasting...

[alfred]

De aanlever frequentie is eigenlijk het sleutelwoord. Toen ik zelf begon om als boekhouder freelancers te adviseren realiseerde ik me dat niet eens. Wat ik wel belangrijk vond -daar heb ik trouwens ook thuis al aardig wat huishoudpot discussies over gehad- is dat je een goed inzicht in je financien hebt.
Daarom liet ik klanten per kwartaal aanleveren.

Kijk bij een groot bedrijf gaat een accountant vaak uitgebreid zitten aan het einde van de inboekperiode en bespreekt de resultaten met zijn klant. Maar dat kost veel blabla en dus veel geld. Bij een freelancer is er weinig geld maar wel de behoefte aan inzicht in je financien.

Ook daarom is het belangrijk dat je boekhouder je administratie per kwartaal ziet. Als hij 1x per jaar voldoende vindt moet je het eigenlijk niet vertrouwen tenzij je een jarenlange relatie hebt. Vervolgens moet je vooral in het begin van de relatie regelmatig vragen of hij een inschatting kan geven hoeveel je moet betalen (stay in control !).

Daarmee geef je aan dat je dat onderwerp belangrijk vindt en zal hij - als hij attent is - dit oppakken en ook zelf sneller met nuttige infomatie komen.

Het moet dus ook vanuit jezelf komen

[erix]

Ik heb geen relatie met mijn boekhouder
Maar ik heb wel na 5 jaar freelancen besloten van een boekhouder (BTW en Jaarrekening, geen aangifte en fiscaal advies) over te stappen naar een echte accountant. Het werd te complex (hypo, ondernemer1, ondernemer2, loondienst); ik ben erg blij dat ik de boel uit handen heb gegeven.

Zo'n besluit hangt voor veel freelancers wellicht ook af van het kostenplaatje. Ik weet van mijzelf in ieder geval dat ik het in den beginnen idioot vond om enkele honderden euro's uit te geven aan iemand die mijn administratie gedeeltelijk zou afwerken. Maar ik draaide toen een veel lagere omzet dan nu. M.a.w. op ene zeker moment wordt het aantrekkelijk om zaken uit te besteden.

Nu denk ik: laat iedereen vooral doen waar hij/zij goed in is. Maak gebruik van expertise. Dus heb ik onlang voor het eerst maar een echte (beginnende) webdesigner ingeschakeld voor restyling van mijn site. Oef, 10x beter dan mijn eigen HTML-gerommel.

[katsarchitecten]

Ik heb meteen al voor het eerste jaar een accountant ingeschakeld. Voordat ik als zelfstandige/ freelancer startte deed ik bijvoorbeeld belastingaangiftes altijd zelf, zonder al te veel problemen.

Maar nu dacht ik, dit wordt mij nu (ook de prive situatie erbij opgeteld, mijn vriendin is ook freelancer) iets te ingewikkeld, en daarbij heb ik ook niet zo heel veel zin in het maken van jaarrekeningen, balansen, aangiftes doen etc.

Heb kort geleden de resultaten gekregen van mijn accountant, en ik moet zeggen dat ik daar erg tevreden over ben.

Ik ben blij dat ik meteen gekozen heb voor een accountant, dan bouw je vanaf de start al meteen een overzichtelijke en werkbare administratie op.

Natuurlijk kost het wat, maar ieder zijn eigen expertise, toch?

[alfred]

Maar hoe vaak hebben jullie contact me je boekhouder/accountant enz...
what's in a name

[Het Administratiekantoor]

Algemeen :

Vraag ook naar het netwerk van je boekhouder/administratiekantoor.
Je kunt beter een goede boekhouder hebben, met een degelijk netwerk, dan een slechte accountant, die het voor veel geld, probeert zelf te doen.

Wat verder van belang is :
Als je een afspraak hebt met je boekhouder en je hebt het gevoel dat je een afspraak hebt met je tandarts, dan is er iets niet in orde met die relatie.
Je moet goed, rustig, onbevangen en open met je boekhouder kunnen praten.