Telefoonrekening & declaratie

[michieltjee]

Hallo allemaal,

Eerste post op het forum, spannend!

Even voorstellen: Michiel, 20 jaar oud, 1 jaar zelfstandig ondernemer in de muziekindustrie. Werkzaam voor verschillende bedrijven in de muziek/entertainment sector.

Ik zit met het volgende probleem:

Voor een van mijn werkgevers moet ik veel naar het buitenland bellen (USA, UK, etc.). De kosten die ik extra maak (die vrij hoog zijn) mag ik declareren, alleen weet ik niet hoe ik dit moet verwerken in mijn eigen administratie. Klopt het dat ik het geld dat ik declareer van de bon moet aftrekken, en het bedrag dat ik overhoud moet noteren?

Groet,
Michiel

[René]

Ik vul een keer per kwartaal een declaratieformulier in voor alle in privé betaalde zakelijke kosten, zoals een werknemer bij zijn werkgever zou doen. Daarop staan o.a. de zakelijke gesprekskosten van de telefoonrekening. Die declaratie dien ik in bij mijn bedrijf, en betaal ik uit van de zakelijke rekening naar mijn privérekening. De declaratie boek ik in als inkoopfactuur.

Ik begrijp niet helemaal wat je bedoelt met 'van de bon aftrekken'.

[michieltjee]

Dank voor je reactie!

Misschien dat een herformulering beter is:

Als ik een deel van mijn telefoonrekening vergoed krijg van mijn opdrachtgever, en alles wel zelf betaal, kan ik toch niet in mijn eigen administratie van bonnen het volledige bedrag noteren? Hoe moet ik de declaratie verwerken in mijn administratie?

[Roel Jongman]

Als jij kosten doorbelast aan je opdrachtgever moet dat allemaal via je verkoopfactuur, je kunt niet gewoon een declaratieformulier indienen. Elke doorbelasting moet met btw en via een btw factuur. De doorbelasting van kosten behoort tot jou omzet en kan niet middels een gewone declaratie worden gestort aan prive.


Op deze website staat hoe je omgaat met doorbelasting van kosten
http://www.lancelots.nl/starten/veel...n-doorbelasten

Vervolgens kun je aan prive de zakelijk gemaakte kosten vergoeden. De methode die Rene beschrijft is een prima middel. Je kunt bij je telefoonbedrijf meestal online gewoon een gespecificeerde rekening opvragen om je te helpen met het bepalen van de zakelijke kosten.

[René]

Oorspronkelijk geplaatst door Roel Jongman

Als jij kosten doorbelast aan je opdrachtgever moet dat allemaal via je verkoopfactuur, je kunt niet gewoon een declaratieformulier indienen. Elke doorbelasting moet met btw en via een btw factuur. De doorbelasting van kosten behoort tot jou omzet en kan niet middels een gewone declaratie worden gestort aan prive.

Dit is even niet meer voor Michiel, maar ligt dit echt zo eenduidig, Roel?

In het artikel dat je linkt zeggen we namelijk:

Als je een kleine uitgave uit je privéportemonnee hebt gedaan dan kun je die ook direct bij de opdrachtgever declareren, zonder het zelf als zakelijke inkoop te boeken en door te belasten via de factuur. Vraag je opdrachtgever om een declaratieformulier (dat ook voor werknemers gebruikt wordt), vul het in en doe de originele bon of factuur erbij. In dit geval declareer je alles inclusief BTW. Laat de onkostenvergoeding direct op je privérekening storten.

Stel jij nu dat een freelancer dat bij zijn opdrachtgever niet zo mag doen?

[René]

Oorspronkelijk geplaatst door michieltjee

Misschien dat een herformulering beter is

Nou ja, ik heb het verkeerd begrepen. Ik las "mag ik declareren" als "mag ik fiscaal als zakelijke kosten boeken", maar je bedoelde "mag ik aan de opdrachtgever doorbelasten".

Wat ik zei is dan nog steeds van toepassing, wat betreft het boeken van de kosten in je administratie en het vergoeden aan privé. Daarnaast heb je dan te maken met het doorbelasten van de betreffende kosten aan de opdrachtgever, zoals Roel aangeeft.

[Roel Jongman]

Oorspronkelijk geplaatst door Rene

Dit is even niet meer voor Michiel, maar ligt dit echt zo eenduidig, Roel?

[knip]

Stel jij nu dat een freelancer dat bij zijn opdrachtgever niet zo mag doen?

Nou ja mijn uitspraak is in het algemeen misschien iets te strikt, ik heb niet echt problemen met dit stukje tekst in de gebruikte link maar in dit geval voor telefoonkosten zou ik kiezen voor facturatie om het zakelijk handelen te benadrukken als zelfstandig freelancer ipv declarerende medewerker. Telefoonkosten worden fiscaal gezien beperkt voor weknemers Als freelancer/ondernemer mag je doorbelasten wat je wilt. Als je de declaratieprocedure gebruikt zal de administratie geneigd zijn om de werknemer regels te volgen. Bij een factuur zullen ze kijken naar het contract.

Meer algemeen.

Declareren = werknemers procedure binnen bedrijven.
Factureren = zakelijke activiteit door ondernemers.

Kortom als het aan zou komen op een beoordeling van een fictief dienstverband dan kan welke declaratie privileges je hebt bij een onderneming meespelen. Als jij precies hetzelfde mag declareren voor werknemers is dat een aanwijzing dat je word behandeld als werknemer. Vooral fiscaal gereguleerde kosten als reiskosten, telefoonkosten, maaltijdvergoedingen. Daarvan vind ik dat je ze zoveel mogelijk moet vermijden. Je kunt net zo makkelijk een extra bedrag op je factuur zetten of zelfs vastleggen in het contract, zolang jij commercieel factureert en het bedrag behandeld als btw belaste omzet bestaat contract vrijheid over de vergoedingen. voor reiskosten zit je dus niet vast aan 19ct per km, mag ook meer zijn.

Ik zou declaraties echt alleen gebruiken voor incidentele kosten die eigenlijk niet zo verband houden met je opdracht. paar voorbeelden Je word gevraagd op weg naar werk even 2 ordners te kopen of even langs de drukker te rijden om wat drukwerk op te halen en of je de rekening van 75 euro even kan voorschieten. Wil je een bloemetje meenemen voor een collega die jarig is..

Voor terugkerende kosten (zoals bijv de telefoonkosten) of aan de opdracht gerelateerde kosten zou ik altijd kiezen voor facturatie.

[René]

Ja goede punten Roel, dankjewel. Ik heb ze in de laatste paragraaf van het artikel opgenomen:
http://www.lancelots.nl/starten/veel...n-doorbelasten