Facturen laten sturen, ipv zelf sturen

[Sjaak]

Oorspronkelijk geplaatst door Roy Korpel

Bovendien, lopen jullie nog naar de brievenbus met facturen? uhm.. het is 2009 heh

haha, ik verstuur nu alles per PDF zo in de email.

Juist, Roy, nu leg je mogelijk de vinger al direct op een zere plek! Tot enkele maanden geleden verzond ik al mijn facturen per e-mail. Met het uitbreken van de kredietcrisis bleken ook steeds vaker mailtjes kwijt te raken of zouden bijlagen ontbreken

Dit fenomeen heb ik niet alleen zelf vastgesteld, ook in ondernemerskringen werd dit gesignaleerd. Het advies was dan ook om maar weer papieren facturen te sturen, die lijken minder snel kwijt te raken . De betalingen op zich gaan er niet veel sneller door, maar ik hoef vrijwel geen kopie-facturen meer te versturen, want ze komen allemaal aan. Ondanks dat het e-mailverkeer de analoge versie van TNT aardig heeft verdrongen, lijkt het verzenden per e-mail vreemd genoeg toch een meer vrijblijvend karakter te behouden. Zeg eerlijk: de impact van een klik op 'delete' staat toch niet in verhouding tot het verscheuren van een brief?

[nick]

Wij factureren al jaren uitsluitend digitaal. Daarbij wordt bij elke uitgaande factuur een machtigingsformulier toegevoegd, voor klanten die liever in het vervolg automatisch willen betalen. Bij herinneringen voegen we ook altijd de originele factuur toe, zodat een smoesje als "ik kan de factuur niet meer vinden" weinig zin heeft.

Er zijn altijd klanten die we na 2 digitale herinneringen een aanmaning per post moeten sturen. Als hierop ook geen reactie komt, dan geven we de vordering uit handen aan een deurwaarder.

Ik zou dit hele process liever niet door een extern bedrijf laten doen. Je verliest zo het contact met je klanten, er zijn nou eenmaal klanten die altijd op tijd betalen en die wil ik niet meteen doorsturen naar een deurwaarder als er eens een factuur wat later voldaan wordt. Daarbij moet ik wel vermelden dat wij veel particulieren en kleine ondernemers in ons klantenbestand hebben, waardoor het wellicht niet vergelijkbaar is met anderen op dit forum.

Groet, Nick

[sioux]

Mijn inziens moet je altijd zelf de controle houden over de facturatie. Maar goed, er zijn altijd uitzonderingen. Ik denk dat het alleen interessant is als facturatie enorm veel tijd inneemt. Bijvoorbeeld bij steeds terugkerende facturen, abonnement structuren met grote aantallen. Ik stuur 1 tot 2 facturen per maand en ze op de post doen is een heerlijk gevoel inderdaad!

[ramon fincken]

Hier ook alles per PDF, komt gewoon goed aan hoor Sjaak ( vervelend dat je dat van je klanten te horen krijgt ... ).

Maargoed, die boekhouding enzo gaat toch aardig wat tijd in zitten evenals de herinneringen ( standaard termijn is 8 dagen ) en dan is zon service wellicht te overwegen.

Heeft iemand al wat info kunnen vinden over die service?

Weet je wat het is Sjaak, ik doe al het contact digitaal. Ik praat met de mensen digitaal (skype, msn of per email) en vaak tijdens de klussen is het email verkeer zelf ook best druk. De mensen met wie ik werk zijn ook de hele dag bezig met computers. Als ik ze dus een mailtje stuur met een factuur ben ik er bijna voor 99% zeker van dat ze hem ontvangen. Misschien moet ik er maar bij vermelden of ze even kort willen reageren dat ze de factuur ontvangen hebben. Maar vaak heb ik ook na de factuur nog contact. Even vragen hoe het werkstuk erbij hangt, of hij tevreden is met het werk of gewoon over het nieuws van vandaag. Koetjes en bijtjes.

Ik denk inderdaad dat er geen verschil merkbaar is of je digitaal een factuur stuur, of per post kwa betaling. Ik doe het vooral uit gemak en omdat mijn werk ook digitaal is, past een digitaal factuur er ook prima bij.

Ik begrijp niet zo het verlies van contact met je klant. Persoonlijk vind ik dat enorme onzin. Een papiertje met een logo en een bedrag erop..alleen breng ik hem niet zelf naar de brievenbus maar doet een ander het voor me. Als een klant niet meer bij me terug wil komen omdat ik extern zou factureren.. dan gaat hij maar. Als mensen zo snel gekrenked zijn zie ik ook geen leuke samenwerking. Even goede vrienden maar daar haal ik zo enorm hoog mijn schouders voor op.

Hoe zien jullie dat dan? Wat voor verlies zie je? Als ik je procedure zo lees Nick, zijn dat wel allemaal negatieve handelingen. Als ik steeds mijn klant moet attenderen dat hij nog moet betalen etc etc.. sta ik ook op een gegeven moment anders tegenover een nieuwe klus. Deze weiger ik mogelijk. Hebben jullie dat dan niet?

Ik begrijp dat het anders is als je van je werkzaamheden moet leven. Daarom ben ik er zelf ook nog niet uit hoe en waar ik sta in het freelance bestaan. Tot zover vind ik het leuk om erbij te doen. Een extra zakcentje die we tegenwoordig allemaal wel kunnen gebruiken. Maar ik moet nog wel een beetje wennen aan het hele geld verkeer gedoe. Daarom leek dit mij een leuke oplossing.

[nick]

In ons geval zijn het grotendeels periodieke facturen die maandelijks of jaarlijks terugkeren. Een klant kan dan weleens een achterstand van een of meerdere maanden oplopen. Vaak is een herinnering voldoende om dit op te lossen. In geval van een directe relatie tussen geleverd werk en te late betaling, handelen we het meestal wat persoonlijker af. Overigens zijn die laatsten vaak ook veel grotere bedragen.

[lyonesse]

Roy, ik denk dat jij "factoring" bedoelt.

Ik denk overigens ook de terughoudendheid van anderen te begrijpen en dat zit dan vooral aan de kant van de goede betalers. Iemand kan jarenlang keurig zijn rekeningen op tijd betalen en 'm één keertje vergeten zijn (vanwege een vakantie of zo). Bij factoring krijg je dan werkelijk gelijk "wat minder vriendelijke" correspondentie in je brievenbus. Het factoringbedrijf dat mijn tandarts gebruikt, stopt in die onvriendelijke correspondentie overigens direct een forse opslag voor administratiekosten. Nu zijn goede tandartsen dun gezaaid en ik vind de mijne ook nog eens aardig, dus ben ik niet weggelopen, maar als mijn mobiele provider zo'n stunt had uitgehaald, was ik wel degelijk stante pede vertrokken. Dus ja, factoring kàn je klanten kosten.

Er staat op het forum ergens een topic over het inschakelen van een incassobureau. Als je de tips daaruit combineert met een strak debiteurenbeleid, hoef je helemaal niet wekenlang achter je geld aan te lopen. Factuurtje, telefoontje, herinnering, uitbesteden, klaar. 't Kan allemaal binnen één maand geregeld zijn.

Groeten, Renée

Oorspronkelijk geplaatst door lyonesse

Roy, ik denk dat jij "factoring" bedoelt.

Ik denk overigens ook de terughoudendheid van anderen te begrijpen en dat zit dan vooral aan de kant van de goede betalers. Iemand kan jarenlang keurig zijn rekeningen op tijd betalen en 'm één keertje vergeten zijn (vanwege een vakantie of zo). Bij factoring krijg je dan werkelijk gelijk "wat minder vriendelijke" correspondentie in je brievenbus. Het factoringbedrijf dat mijn tandarts gebruikt, stopt in die onvriendelijke correspondentie overigens direct een forse opslag voor administratiekosten. Nu zijn goede tandartsen dun gezaaid en ik vind de mijne ook nog eens aardig, dus ben ik niet weggelopen, maar als mijn mobiele provider zo'n stunt had uitgehaald, was ik wel degelijk stante pede vertrokken. Dus ja, factoring kàn je klanten kosten.

Er staat op het forum ergens een topic over het inschakelen van een incassobureau. Als je de tips daaruit combineert met een strak debiteurenbeleid, hoef je helemaal niet wekenlang achter je geld aan te lopen. Factuurtje, telefoontje, herinnering, uitbesteden, klaar. 't Kan allemaal binnen één maand geregeld zijn.

Groeten, Renée

Ja, daar zit wat in. Zo heb ik het eigenlijk nog niet bekeken. Ik ga er nog maar eens een paar nachtjes over nadenken

[lyonesse]

Puur en alleen voor toekomstig geïnteresseerden: ik heb nog meer informatie gevonden over de voor- en nadelen van factoring.

Je kunt het artikel lezen op Plein+, als het goed is zonder in te loggen (een account is overigens gratis).

Groeten, Renée

Dank je Renée,

je moet inderaad even een acountje maken.

Ben er zelf wel een beetje uit. Mn vaste klanten groep ga ik zelf gewoon factureren. En klanten die slecht betalen ga ik laten factureren. Overigens breng ik ze wel op de hoogte hievan.

Ik zal eens rond neuzen op je link Renée