De staatssecretaris van Financiën heeft besloten dat (elektronische) facturen voortaan vormvrij zijn. Ondernemers kunnen daardoor bijvoorbeeld ook facturen versturen als PDF-document.
U kunt zelf beslissen om uw elektronische factuur te beveiligen. Zo kunt u (bijvoorbeeld) een PDF-document beveiligen met een wachtwoord. Zo’n document kan zonder wachtwoord (door de ontvanger) wel worden gelezen en afgedrukt, maar niet veranderd. Als u het naar uw afnemer verstuurt, weet u zeker dat de inhoud van het bericht niet tijdens de verzending over het internet is veranderd.
Op het internet vindt u verschillende tooltjes waarmee u uit een teksverwerkings- of boekhoudpakket direct een beveiligde PDF kunt maken. Meestal installeren deze tooltjes zich als “printer” op uw systeem. Door met deze “printer” een afdruk te maken, wordt de factuur als beveiligd PDF-document op uw harde schijf opgeslagen. Google bijvoorbeeld op “free pdf writer” voor een aantal gratis tooltjes om PDF’s te maken. Kies bij voorkeur een versie die beveiliging van PDF’s ondersteunt. Het beveiligde document kunnen u en uw afnemer elektronisch in de administratie bewaren. U kunt ook gebruik maken van een zogenoemde service provider die u helpt bij het opstellen en verzenden van uw facturen.
Naast het versturen door middel van een eenvoudig PDF-document zijn er ook oplossingen op de markt waarmee de ontvanger van een factuur de factuurgegevens rechtstreeks elektronisch uit het factuurbericht in zijn administratie kan inlezen. Daarvoor kunt u gebruik maken van standaarden, zoals UBL. U hoeft de informatie van de factuur dan niet meer over te typen. Door gebruik te maken van dit soort mogelijkheden kunt u bij het verzenden van uw facturen een maximale administratievelastenverlichting bereiken, voor uzelf maar ook voor uw afnemers.
De overige factuurvereisten wijzigen niet: op het elektronische factuurbericht moet u als ondernemer alle informatie vermelden die ook op een papieren factuur moet staan. Het gaat puur om de wijze waarop partijen de facturen of factuurgegevens uitwisselen.
Auteur: Belastingdienst
Publicatiedatum: 19 februari 2009 01:00
Soortgelijke discussies
Voortaan elektronisch factureren (Belastingdienst)
Vertakte weergave