Lange reistijd naar opdrachtgever: wat en hoe te berekenen?

Hoewel ik nog volledig in de opstartfase zit van mijn redactiebureau, heb ik bij toeval waarschijnlijk een eerste opdracht binnen. Vrijdag heb ik, zoals het er nu uitziet, een eerste overleg bij de opdrachtgever over de opdracht. Het is echter bepaald niet naast de deur (440 km retour), dus nu dringt zich de vraag op: wat ga ik berekenen?

Het is minimaal 4½ uur in de auto zitten. Plus het overleg, ben ik zomaar 5½ tot 6 uur kwijt.

Bereken ik alleen de kilometers (à €0,19 per km)? Of ook de tijd van het overleg? En bereken ik voor dan voor overleg 50% van de normale uurprijs? Of 100%? Of helemaal niets en hoort dit bij de service?

Ik hoor graag hoe jullie dit zouden berekenen.

[René]

Ik heb weleens bedankt voor een opdracht, om deze reden. Maar ik kan me voorstellen dat je deze graag wilt aannemen.

Ik zou niet zozeer reiskosten/tijd berekenen, maar proberen werkafspraken te maken die inhouden dat je niet zo vaak op locatie hoeft te zijn.

Het acquisitiegesprek (1e oriënterend gesprek om tot een opdracht te komen) doen vrijwel alle freelancers gratis. Maar overleg in het kader van de uitvoering van de opdracht is gewoon facturabele uren.

'Mijn' opdrachtgever bouwt een site voor zijn opdrachtgever en zit volledig vast qua teksten. Eigenlijk hebben wij via e-mail al een en ander besproken en heb ik gisteren telefonisch uitgelegd hoe ik hem zou kunnen helpen. Dus eigenlijk heb ik het net niet helemaal goed verwoord, toen ik sprak over een eerste overleg.

Het wordt dus niet een eerste acquisitiegesprek in mijn ogen. Het wordt een gesprek met 'mijn' opdrachtgever en zijn opdrachtgever, mede omdat de laatste zeer vaag is in zijn opdrachtomschrijving.

Hopelijk kom ik nog eens in de luxe positie om opdrachten te weigeren! :-)

[Mariëlle Schrijft]

440 km is wel erg ver, inderdaad. Jij in Groningen, zij Zuid-België? Heb je wel eens gedacht aan de trein? Dan kun je ook gewoon werken in die tijd, en kun je zowel de uren als de kosten declareren. Dit moet je natuurlijk meteen bespreken als je jezelf hebt verkocht, en iemand je dus wil hebben.

[Her van CABP]

Ikzelf heb in mijn algemene voorwaarden deze kosten opgenomen. Dit vermeld ik ook in mijn offertes dat de bedragen exclusief BTW, reistijd en kilometerkosten zijn. Dit is voor de opdrachtgevers geen probleem.
Overigens berekenen ik voor de reistijd circa 50% van het uurtarief

@Mariëlle: Trein is in dit geval geen optie, omdat ze in een klein dorpje zitten, maar een andere keer wellicht wel! Bedankt voor je tip!

[Aspon]

Ik reken voor reisuren, mijn halve uurtarief + € 0,35 per km. Geen problemen over gehad.

Wim

[erix]

Ik tel de helft van de reistijd in uren mee in de werkuren, maar doe dit altijd in overleg, dus vooraf. Dat is slim voor de volgende keer . Maar er zijn ook klussen waarbij ik een vast honorarium krijg geboden (take it or leave it).

Bij deze klus telt m.i. voor de afweging mee:

• hoe lang is de klus (hoeveel omzet is er in totaal mee gemoeid)
• hoe vaak moet je de trip van 142563 kilometer afleggen binnen deze klus
• is er kans op een vervolgklus met dezelfde reisafstanden
• heb je het erg druk of zit je verder toch maar te piekeren
• is het een klant die erg waardevol is voor je portfolio (reclame)
• moet je partner en/of kids alleen achterlaten of is dat geen issue

Aan het eind van de rit zijn de reiskosten die je maakt sowieso aftrekbaar.
Wat betreft de tijd moet je dus nagaan of je die wil zien als investering (goodwill, bouwen aan je klantenbestand) of dat je eigenlijk liever klanten dichtbij hebt.

Ik ben nu zes jaar bezig en race - net als in het begin regelmatig naar Grun (Groningen voor insiders)- nu nog regelmatig vanuit Haarlem naar Brussel voor 1 interview (60-90 minuten). Soms moet daar zelfs een overnachting bij omdat de te interviewen persoon alleen om 8 uur 's ochtends tijd heeft. Allez, ik vind het bovendien gewoon leuk om ook Belgen te spreken.

Volgens mij wordt de vraag belangrijker naarmate je meer keuzemogelijkheden hebt (volle opdrachtenportefeuille). Tot die tijd zou ik maar gewoon op basis van gevoel (lijkt het je leuk en zinvol) ja zeggen

[Marjan]

Ik reken standaard 0,35 per kilometer en alle reistijd boven 1 uur enkele reis reken ik door als werktijd (dus tegen het afgesproken tarief). Uren die ik in mijn eigen kantoor kan besteden zijn altijd 10% goedkoper dan de uren op lokatie.

[Riël Notermans]

Ik tel niets per kilometer, terwijl ik er 180 per dag rijd. Ik rijd dit altijd al naar mijn werk, en kan het 'coveren' met de belastingaftrek van de gereden km's.

Maar is het normaal dat je voor woon-werk verkeer dan ook km's declareert bij je opdrachtgever?